UODO: upomnienie za przekazywanie danych wnioskodawcy osobie trzeciej

Wyobraź sobie, że składasz w urzędzie wniosek o udostępnienie informacji publicznej. Po 14 dniach dociera wyczekiwana odpowiedź, ale okazuje się, że nie jesteś jedynym odbiorcą korespondencji. Jeżeli trafiłaś/trafiłeś w piśmie na niegroźnie brzmiący zwrot ,,do wiadomości…’’, ten tekst jest skierowany właśnie do Ciebie.

Niby oczywiste, a jednak…

 Chwila, w której do wybranej instytucji wpływa wniosek o udostępnienie informacji publicznej, otwiera tryb z ustawy o dostępie do informacji publicznej. Stronami postępowania są wtedy podmiot zobowiązany i wnioskodawca. Przyjmijmy, że wiadomości w sprawie przepływają między prezydentem miasta a mieszkańcem wybranego osiedla. Czy jest możliwe, żeby urząd dowolnie przekazał pismo sąsiadowi albo byłemu pracownikowi innej instytucji? Teoretycznie nie, chociaż praktyka niejednokrotnie pokazuje, że niemożliwe nie istnieje.

O co w tym wszystkim (nie) chodzi

 Nie chodzi o to, że treść wniosku miałaby ujrzeć światło dzienne. Wniosek o udostępnienie informacji publicznej sam w sobie stanowi przecież informację publiczną i mamy prawo o niego pytać. Nie chodzi też o skrępowanie organu, który, zbierając informacje dla mieszkańca osiedla, może zwrócić się do dyrektora szkoły (jako jednostki organizacyjnej gminy) o uzupełnienie niezbędne do udzielenia pełnej odpowiedzi. Wreszcie nie chodzi o sytuacje, gdy na organie ciąży prawny obowiązek przekazania informacji innym instytucjom.

Co do zasady instytucja nie ma jednak prawa do przekazywania naszych danych innym osobom. Podawane przez wnioskodawców imię, nazwisko, adres czy numer telefonu, powinny być znane jedynie adresatowi wniosku. I właśnie w tym miejscu docieramy do źródła problemu, ponieważ zdarza się, że podmioty odstępują od wymienionego założenia. Przykład: wnioskodawczyni zapytała prezesa sądu o informacje publiczne dotyczące wymienionego z imienia i nazwiska kierownika wydziału, a następnie pracownik ten dowiedział się, kto złożył wniosek. Innym przykładem może być wniosek do wojewody dotyczący działania wójta gminy, którego kopia z danymi osobowymi jest przekazywana do urzędu gminy. Oczywiście skutki takich działań będą różne. O ile w jednym przypadku osoba postronna, która poznała dane wnioskodawcy, nie wykorzysta w żaden sposób tej wiedzy, w innym może tak zrobić.

Ale przecież RODO!

Jeśli mamy zastrzeżenia dotyczące udostępniania naszych danych z wniosku innym osobom, możemy skierować sprawę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Z tej opcji skorzystała klientka naszej poradni, która blisko 2 lata temu złożyła skargę na nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych przez jednostkę organizacyjną miasta (wtedy jeszcze skarga trafiła do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych).

Wnioskodawczyni zwróciła się z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej, obejmującej wyniki oceny okresowej byłej pracownicy zatrudnionej w jednostce. Jej wniosek i dane zostały przekazane następnie osobie, której dotyczyło pytanie. Organ tłumaczył się chęcią zapewnienia równości postępowania administracyjnego oraz próbował wykazać, że z ogólnodostępnych portali i mediów społecznościowych wynikało, że Panie się znają, a wnioskodawczyni miała prywatny interes w uzyskaniu informacji o byłej pracownicy.

Co na to Prezes UODO?

W pierwszej decyzji wydanej w tej sprawie Prezes UODO potwierdził jasno, że instytucja w sposób nieuprawniony udostępniła dane osobowe wnioskodawczyni, a ponieważ czynności tej nie da się odwrócić, właściwym środkiem jest udzielenie upomnienia (art. 58 ust. 2 lit. b RODO). Dalej analizie poddano przepisy RODO i ustawy o ochronie danych osobowych, z czego wynika m.in., że:

• udostępnienie danych osobowych wnioskodawczyni nastąpiło bez wymaganej podstawy prawnej, a wnioskodawczyni nie wyraziła zgody na udostępnienie jej danych,
• udostępnienie danych nie było niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, a w sprawie jednostka uzasadniała nie interes publiczny, a jedynie interes osoby, na rzecz której udostępniono dane wnioskodawczyni,
• brak jest przepisu prawa, który w obszarze postępowania w przedmiocie wniosku o udostępnienie informacji publicznej dopuszczałby ujawnienie danych wnioskodawcy osobie, której dotyczy wnioskowana informacja. Stroną postępowania jest wyłącznie wnioskodawca,
• udostępnienia danych nie sposób uznać za niezbędne z punktu widzenia interesów administratora danych (jednostki) ani osoby trzeciej (byłej pracownicy), przy czym organ powołał się jedynie na hipotetyczne naruszenie interesu osoby trzeciej, a mianowicie na realizację jej innych praw z ochrony dóbr osobistych, których wcale nie podejmowano,
• bez znaczenia dla sprawy pozostaje informacja, czy wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą (tym samym jej dane są częściowo dostępne), skoro złożony wniosek nie miał żadnego związku z jej aktywnością jako przedsiębiorcy.

Decyzja nie jest ostateczna, jednostka, której dotyczyło upomnienie, złożyła wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy.