Anonimizacja danych osobowych w praktyce

Pojęcie „anonimizacji” nie zostało zdefiniowane na gruncie ustaw o dostępie do informacji publicznej ani też o ochronie danych osobowych. Próbę określenia tego terminu podjęło sądownictwo administracyjne, opisując między innymi, że jest to „proces przetwarzania treści w taki sposób, aby uniemożliwić identyfikację osób fizycznych opisanych w udostępnianym dokumencie zawierającym informację publiczną” (wyrok WSA w Gliwicach z dnia 12 marca 2013 r., sygn. akt: IV SAB/Gl 115/12). W praktyce polega na usunięciu ciągu znaków, zastąpieniu go innym (np. inicjałem lub skrótem), zamazaniu lub zatarciu części dokumentu.

Zasady anonimizacji w sądach

Anonimizacja jest powszechnie stosowana w orzeczeniach sądowych, publikowanych w Portalu Orzeczeń Sądów Powszechnych i Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych. Na pierwszy rzut oka widać, że zanonimizowane zostają imiona i nazwiska oraz nazwy miejscowości (te zastępuje się inicjałami, np. „J.K.” zamiast „Jan Kowalski”), a także daty, numery dokumentów i nazwy geograficzne ulic, placów czy skwerów i nazwy własne (w miejsce dnia, numeru dokumentu lub nazwy wstawia się wielokropki, np. „(…) stycznia 2015”, „faktura nr (…)” czy „ulica (…)”). Inicjałem anonimizowane są także nazwy osób prawnych (np. „Spółka C.”, „Fundacja P.”). Zasady anonimizacji orzeczeń nie zostały określone w przepisach prawa powszechnie obowiązującego. Pojawiają się natomiast instrukcje wewnętrzne, określające pewne zasady. Znaleźć możemy Zarządzenie nr 9 Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego  z dnia 11 lipca 2007 r. w sprawie utworzenia Centralnej Bazy Orzeczeń i Informacji o Sprawach sądów administracyjnych i udostępnienia orzeczeń przez Internet[1], które zawiera Załącznik nr 3: Zasady anonimizacji orzeczeń sądów administracyjnych. Dokument ten określa między innymi cel anonimizacji, którym jest „uniemożliwienie rozpoznania konkretnych podmiotów i miejsc, poprzez usunięcie danych ich dotyczących”. Podobny dokument powstał w Ministerstwie Sprawiedliwości, w czasie, gdy określano specyfikację powstającego systemu Portal Orzeczeń[2]. Dokument zawiera założenia dotyczące anonimizowania w tekstach orzeczeń:

1. danych osobowych osób fizycznych,
2. nazw miejscowości,
3. nazw geograficznych i administracyjnych,
4. adresów i numerów lokalizacji,
5. nazw podmiotów prowadzących działalność gospodarczą,
6. nazw organizacji społecznych, fundacji, stowarzyszeń, związków zawodowych oraz innych podmiotów wykonujących zadania publiczne, zaś nie będących organami administracji publicznej,
7. nazw Kościołów i związków wyznaniowych,
8. numerów, symboli i identyfikatorów,
9. nazw urządzeń, pojazdów, produktów,
10. informacji ustawowo chronionych.

Takie granice anonimizacji uznano za optymalne z punktu widzenia dostępności orzeczeń sądowych oraz ochrony danych wrażliwych (w tym danych osobowych).

Anonimizacja w informacji publicznej

Ustawa o dostępie do informacji publicznej przewiduje ograniczenie prawa dostępu do informacji zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych i ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych (art. 5 ust. 1), a także ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy, o ile nie wyrażą oni zgody na udostępnienie danych (art. 5 ust. 2). W takim przypadku podmiot ma obowiązek wydania decyzji administracyjnej na podstawie art. 16 lub art. 17 przywołanej ustawy.

Może zdarzyć się sytuacja, w której wnioskodawca prosi o udostępnienie dłuższego dokumentu, a w jego treści pojawia się nazwisko osoby fizycznej niepełniącej funkcji publicznej. Jak zatem powinien postąpić podmiot wezwany do udzielenia informacji? Przede wszystkim powinien skontaktować się z osobą wymienioną w dokumencie i uzyskać od niej odpowiedź na pytanie, czy wyraża zgodę na udzielenie wnioskodawcy informacji o swoim nazwisku. Jeżeli nie wyraża takiej zgody, podmiot udzielający informacji powinien dokonać anonimizacji nazwiska oraz wydać decyzję administracyjną odmawiającą udostępnienia informacji.

Sposób anonimizacji zależeć będzie od formy, w jakiej wnioskodawca życzy sobie otrzymać informację publiczną. Jeżeli oczekuje przesłania treści dokumentu (nie w formie kopii lub skanu), można posłużyć się metodą analogiczną do tej,  którą stosują sądy (zamianę danych na inicjały lub na wielokropek). Jeśli zaś wnioskodawca chce skanu lub kopii należałoby skopiować dokument, na kopii zatrzeć anonimizowany fragment za pomocą markera lub korektora, a następnie skopiować kopię.

Kwiatki z praktyki

Ze stosowaniem anonimizacji przez urzędników bywa różnie. Niektórzy stosują je jako narzędzie do zniechęcania obywateli do uzyskiwania danych. Na przykład jeden z urzędów w ramach odpowiedzi na złożony wniosek, wysłał kopię dokumentu, na której zanonimizował niemal wszystko, co się dało. Sprawa dotyczyła dotacji na remont zabytkowego kościoła. Wnioskodawca chciał zapoznać się z opisem kościoła znajdującym się w aktach sprawy. W otrzymanym dokumencie zatarto m.in. imiona świętych przedstawionych na obrazach (a przecież święci są z definicji osobami zmarłymi), pełną nazwę właściciela obiektu (czyli konkretnej parafii). Co więcej z opisu usunięto nawet adres rady gminy i rady powiatu, na terenie działalności których obiekt się znajduje. Dziwne to zachowanie, bo wnioskodawca prosił o dane konkretnego kościoła,  będącego we władaniu konkretnej parafii, znajdujące się w konkretnej miejscowości – ujawnienie adresu rady gminy czy rady powiatu nie naruszałoby zatem ani prywatności osoby fizycznej, ani tajemnicy przedsiębiorstwa. W tym przypadku nie wydano decyzji administracyjnej o odmowie udostępnienia informacji.

W innym przypadku wnioskodawca wezwał podmiot do przesłania skanu obszernej dokumentacji. Urzędnik przygotowujący odpowiedź zeskanował dokument do formatu PDF, a następnie w programie do obróbki plików w tym formacie „zamalował” dane osób fizycznych (imiona, nazwiska i adresy) za pośrednictwem narzędzia do rysowania. Na pierwszy rzut oka anonimizacja przebiegła poprawnie. Niestety – minimum wiedzy informatycznej umożliwiało dotarcie do pozornie zatartych danych – wystarczyło zaznaczyć namalowane prostokąty i usunąć je jednym przyciskiem.

Stosowanie anonimizacji bywa niezbędne przy udostępnianiu informacji publicznej. Ważne jest jednak, aby przyjąć takie jej zasady, które nie doprowadzą do absurdu ani nie spowodują nadmiernego ograniczenia prawa do informacji gwarantowanego przez konstytucję.

[1] http://www.nsa.gov.pl/download.php?id=115

[2] ms.gov.pl/pl/ogloszenia/download,6085,2.html

*Wojciech Malesa – doktorant Wydziału Prawa i Administracji
Uniwersytetu Łódzkiego. Interesuje się prawem wyznaniowym i
organizacjami trzeciego sektora.