BIP jest dla ludzi, a nie dla władzy!

Wracamy do dyskusji, w której Biuletyn Informacji Publicznej traktowany jest jako zło konieczne czy bezsensowny wymysł organizacji nadmiernie przywiązanych do realizacji prawa – czyli między innymi Sieci Obywatelskiej Watchdog Polska. Odpowiadamy też na zarzuty, że BIP nie podniesie poziomu przejrzystości działania organizacji pozarządowych. Być może – w wyniku kolejnej afery medialnej w Łodzi (która może okazać się burzą w szklance wody, albo sprawą poważną)– kilka organizacji zobaczy w BIP-ie szansę na opowiedzenie ludziom, kim są i jak wydają ich (bo publiczne) pieniądze. Jednego jesteśmy pewni – organizacja, która ma dobry BIP, liczy się z publiczną krytyką i jest na nią przygotowana, bardzo dokładnie liczy każdą wydaną złotówkę i może szybko odesłać wątpiących do materiałów źródłowych. I już na starcie jest gotowa do dyskusji, a nie panicznie szuka strategii odpowiadania na kryzys wizerunkowy.

Wiarygodność

BIP można zrobić byle jak i pozbyć się problemu. Jednak chciałabym Was przekonać, że BIP może się przydać organizacjom do budowania wizerunku. Trzeba go jednak wtedy traktować jako sposób informowania o wydatkowaniu powierzonych pieniędzy.

Poprawa wizerunku jest nam bardzo potrzebna. Wystarczy wychylić nos poza znane nam i sympatyczne środowiska tych, którym bezpośrednio pomagamy, naszych znajomych, którzy wiedzą co robimy, osób które już są do nas przekonane. Poza tą grupą znajduje się mnóstwo osób wątpiących w to, że robimy coś dobrego, ponieważ „żyjemy z ich podatków, a oni na pewno woleliby wydać te pieniądze lepiej”. Oto kilka przykładów z życia wziętych.

Usłyszałam kiedyś od osób nienależących do środowiska pozarządowego o „podwójnym finansowaniu”. Było to powiedziane w kontekście tego, że organizacja finansowała jakiś projekt z dwóch źródeł. Dla osoby postronnej, która nie dokonuje akrobacji związanych z finansowaniem wkładu własnego w projektach to, że na jedno wydarzenie poszły dwie dotacje, może być równoznaczne z faktem, że jedna faktura została rozliczona w dwóch miejscach. A to są zupełnie różne sprawy. Organizacja jednego wydarzenia wymaga opłacenia wielu różnych kosztów – mogą one być dzielone między różne budżety, pod warunkiem, że ostatecznie w każdym to wydarzenie i jego cel są wpisane. Kilka razy próbowałam wytłumaczyć, że skandalu podwójnego finansowania w zgłaszanych mi przypadkach może nie być. Widziałam, że osoby pozostają nieprzekonane.

Innym znanym w sektorze zjawiskiem jest wpłacanie części wynagrodzenia na wkład własny. Osobiście uważam, że – wbrew szlachetnym pobudkom – jest to potencjalna bomba z opóźnionym zapłonem i w dodatku niebezpiecznie przypomina sprawę składek w partiach politycznych. Jakże łatwo bowiem będzie komuś zarzucać, że pracę dostają tylko „lojalni” – czyli ci, którzy oddadzą część wynagrodzenia. Ale zostawiając moje wątpliwości na boku – kwestia wkładu własnego wymaga bowiem rozwiązywania nierozwiązywalnego. Najlepiej byłoby go po prostu zlikwidować i nie powodować patologicznych sytuacji. Natomiast w obecnym stanie rzeczy zdarzają się sytuacje, kiedy osoby wpłacające orientują się w pewnym momencie, że pieniądze nie idą na wkład własny, a na to, co było postrzegane przez „darczyńców z przymusu” jako „dodatkowe benefity dla zarządów”. Jakim ambasadorem organizacji pozarządowych będzie osoba, która w nich pracowała i została poddana takim praktykom? A może sytuacja była niewinna, ale brak informacji przyczynił się do jej niewłaściwej interpretacji?

W końcu, wiele osób rozumie z tego, co robimy wyłącznie to, że „dostaliśmy jakieś pieniądze i że na pewno wydaliśmy je na siebie”. Przypomina mi się historia znajomej liderki ze środowiska wiejskiego, która opowiadała, jak cała wieś obróciła się przeciw niej, gdy lokalne stowarzyszenie, któremu szefowała, otrzymało pierwszą dotację na trzy tysiące złotych. Mieszkańcy sądzili, że są to pieniądze do podziału pomiędzy nich i byli oburzeni, że tak się nie stało.

Tym, co może nam pomóc w rozwiązaniu tych problemów jest właściwa komunikacja. Wiele osób twierdzi, że urzędowe komunikowanie się ze społeczeństwem za pomocą Biuletynu Informacji Publicznej nie rozwiązuje sprawy. Jednocześnie wskazują na świetne raporty wielu organizacji, gdzie infografiki pokazują proporcje wydatków na różne działania i pojawiają się sugestywne liczby i obrazy . Niewątpliwie do takiej komunikacji też powinniśmy dążyć. Jej wadą jest jednak to, że nie rozwiązuje ona niektórych problemów wynikających z braku zaufania, czy stereotypowego przekonania o działaniach organizacji pozarządowych. Trudno też obronić tezę, że w czasach postępującej informatyzacji i dostępności dokumentów w wersji elektronicznej, nie daje się ich łatwo włożyć na stronę BIP. A brak danych źródłowych – które można by umieszczać w BIP -e – zaczyna być problemem w sytuacjach kryzysowych. Sto tysięcy złotych, które dostaliśmy ze środków publicznych, jest interpretowane jako kolosalna kwota, a czytający nie zawsze mają wyobrażenie o tym, jak się planuje i wydaje pieniądze.

Dobry BIP jest najtańszym sposobem budowania wiarygodności. Nie wymaga pomocy grafików, analityków i osób które pomogą nam zbudować przekaz. Pokazujemy się bez większych trudności jako organizacja otwarta na pytania i gotowa udzielać odpowiedzi. Co więcej – jeśli wprowadzamy nawyk informowania o sobie w Internecie poprzez BIP, w którym umieszczamy to, o co ludzie pytają – niepostrzeżenie poprawiamy zarządzanie organizacją. Wiedząc, że niektóre aspekty naszej działalności będą szczególnie interesujące (zazwyczaj są to pieniądze), sprawdzamy informację kilka razy, wprowadzamy procedury, zastanawiamy się czy nie przepłacamy. Ale to się opłaca, gdyż informacja tak przygotowana przydaje się potem także nam samym i możemy do niej sięgnąć gdziekolwiek jesteśmy. I nie piszę o tym w kontekście tzw. „profesjonalizacji trzeciego sektora”, a w kontekście własnych doświadczeń. Wcześniejsze przygotowanie informacji zwróciło mi się w niezliczonej liczbie sytuacji, gdy pisałam sprawozdania, maile, komentowałam zachowania osób trzecich, czy musiałam szybko sprawdzić czy nie zawodzi mnie pamięć.

DZIAŁANIE

Z własnego doświadczenia (Sieci Obywatelskiej Watchdog Polska) pamiętam, że kiedy rozpoczynaliśmy tworzenie swojego BIP-u – w 2008 roku – po prostu włożyliśmy do niego statut i inne dokumenty konstytutywne, skład organów, harmonogram ich spotkań, sprawozdania roczne oraz spis i skany umów z naszymi publicznymi darczyńcami. Z czasem jednak nasz BIP obrastał w informacje – ktoś zapytał nas o faktury związane z jednym z projektów, zeskanowaliśmy je i włożyliśmy do BIP-u. W ten sposób każdy mógł zobaczyć te same dokumenty i w razie gdyby ktoś próbował manipulować informacją, my mogliśmy dać szansę wyrobienia sobie zdania indywidualnie. Później zawnioskowano do nas o rejestrowanie umów zleceń zawieranych ze środków publicznych oraz o udostępnianie ich w BIP. Taki dział też prowadzimy. Pokazujemy także, jak zostały wydane pieniądze z jednego procenta oraz jakie są u nas wynagrodzenia. A w przyszłości zrobimy dział z naszymi opiniami w procesie stanowienia prawa. Staramy się nadążyć za tym, czego sami oczekujemy od instytucji publicznych – choć oczywiście, jako podmiot prywatny – mamy dużo większą możliwość nieudostępniania informacji. Tym niemniej, traktując BIP jako wyraz naszej odpowiedzialności przed ludźmi i budowania naszej wiarygodności, staramy się świadomie go rozbudowywać.

Wyobrażam sobie, że inne organizacje mogą pokazywać ile kosztują ich usługi, co się na nie składa, jakich mają specjalistów, czy jak ich zatrudniają oraz jak rozliczyły się z pieniędzy. Dyskusja, która odbyła się jakiś czas temu na ngo.pl o jawności wynagrodzeń, miała ten pozytywny skutek, że różne koncepcje prowadzenia polityki.

Jednego jednak jestem pewna – trudno organizacjom dysponującym milionami publicznych pieniędzy zachować wiarygodność, jeśli nie chcą pokazać swoich sprawozdań z wykonania tych dotacji, opłaconych faktur czy zasad zatrudniania ludzi. A potencjalnie o to – niezależnie od BIP -u – może zapytać każdy. Oczywiście znam argument, że te sprawozdania są przesyłane do właściwych urzędów. Wbrew pozorom jednak to, że widzą je tylko urzędnicy, stanowi zdanie się na ich łaskę i niełaskę. Na dłuższą metę dużo skuteczniej możemy wprowadzać zmiany w rozliczaniu się, jeśli zaczniemy zdobywać sojuszników w ludziach. Ma to jeszcze tę zaletę, że jeśli zaczniemy teraz, być może za kilka lat – gdy skończą się miliony z funduszy strukturalnych – będziemy gotowi poprosić ludzi o wsparcie. .

A co z małymi organizacjami, które nie dysponują milionami? Czy BIP -y ich nie zabiją? Moim zdaniem najpierw warto sprawdzić, czy im nie pomogą. Bo BIP jest najtańszym sposobem organizowania informacji o sobie.

Link do artykułu prasowego z Łodzi, który w sumie o niczym nie mówi, ale już wzburzył Internet.

Niniejszy artykuł jest fragmentem opracowania dotyczącego tworzenia BIP -ów w organizacjach pozarządowych. Zostało ono przekazane do redakcji ngo.pl. Ze względu na rozwój dyskusji wokół BIP po artykule Magdaleny Dobranowskiej – Wittels i na bieżące wydarzenia, zdecydowałam się opublikować najważniejsze tezy.