Logo Logo Menu
Zamknij

Biuletyn Informacji Publicznej w pytaniach i odpowiedziach

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) to urzędowy publikator teleinformatyczny, który służy powszechnemu udostępnianiu informacji publicznej w postaci ujednoliconego systemu stron w sieci teleinformatycznej.

W praktyce za BIP kryją się strona główna i poszczególne strony podmiotowe prowadzone przez te instytucje, które mają obowiązek udostępniać informacje publiczne. Najłatwiej rozpoznać je po charakterystycznym logo umieszczanym w górnej części strony. To, jak ma wyglądać BIP i co powinno się w nim znaleźć, wynika częściowo z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz z rozporządzenia w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej.

BIP powinien być podstawowym źródłem dla poszukujących informacji o tym, jak działa wybrana instytucja i jak załatwić interesującą nas sprawę. Zamieszczanie informacji w BIP powinno być zresztą priorytetem dla samych instytucji, które nie tylko spełniają w ten sposób nałożone na nie obowiązki, ale uwalniają się też od konieczności wielokrotnego udostępniania informacji na indywidualne wnioski. Jeżeli bowiem informacja publiczna została opublikowana w BIP, to nie udostępnia się jej na wniosek, co wynika z art. 10 ust. 1 wspomnianej ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Kto ma obowiązek prowadzić BIP? Czy w BIP gminy muszą znaleźć się uchwały i zarządzenia? Co zrobić w sytuacji, w której szkoła w ogóle nie prowadzi BIP? Te i inne pytania pojawiają się regularnie w poradni prawnej Sieci Obywatelskiej Watchdog Polska. Poniżej przedstawiamy wybraną część zagadnień w formie pytań i odpowiedzi.

Czy istnieje wykaz wszystkich stron BIP?

W ustawie o dostępie do informacji publicznej zobowiązano ministra właściwego ds. informatyzacji do stworzenia strony głównej BIP, która zawiera wykaz wszystkich podmiotów zobowiązanych do udostępnienia informacji oraz odnośniki, które umożliwiają połączenie się ze stronami BIP tych podmiotów (art. 9 ust. 1 pkt 1 ustawy). Nie chodzi więc o odnośniki do stron prowadzonych przez wszystkie instytucje publiczne, a jedynie te wymienione w art. 4 ust. 1-2 wspomnianej ustawy, w tym m.in. organy władzy publicznej czy samorządów gospodarczych i zawodowych. W praktyce strona główna BIP zawiera m.in. wyszukiwarkę i spis podmiotów prowadzących BIP. Ponadto poprzez Scentralizowany System Dostępu do Informacji Publicznej możliwe jest wyszukanie stron BIP poszczególnych podmiotów.

Czy każdy BIP jest taki sam?

Nie każdy BIP jest taki sam, choć istnieją pewne ogólne wytyczne, które określają strukturę tych stron.

Jak wynika z rozporządzenia w sprawie Biuletynu informacji publicznej (§ 8), Strona główna BIP musi zawierać m.in. logo, instrukcję korzystania z BIP, spis i informacje o podmiotach mających obowiązek prowadzenia własnych stron BIP, menu przedmiotowe, czy moduł wyszukujący.

Rozporządzenie określa także strukturę tzw. stron podmiotowych BIP, prowadzonych odrębnie przez każdą instytucję, która ma obowiązek udostępniać informacje publiczne (§ 11). Podobnie jak strona główna BIP, strony podmiotowe powinny zawierać m.in. logo, instrukcję korzystania z BIP, menu przedmiotowe umożliwiające odnalezienie poszczególnych informacji publicznych czy moduł wyszukujący.

Istnieją zatem ogólne wytyczne, jednak podmioty zobowiązane do publikacji w BIP mają dość dużą swobodę i mogą różnorako kształtować swój BIP. Dla przykładu w BIP Urzędu Miejskiego Wrocławia w menu przedmiotowym znajdziemy zakładki takie jak „Urząd Miejski”, „Prezydent”, „Rada Miejska”, „Jednostki organizacyjne”, „Oferty pracy”, ale też „Organizacje pozarządowe”, „Programy i projekty miasta”, czy „Konsultacje społeczne”.

Czy istnieje wykaz przepisów wszystkich ustaw, z których wynika obowiązek publikowania różnych informacji w BIP?

Nie istnieje obowiązek tworzenia wykazu wszystkich przepisów ustaw, które nakładają na dane instytucje obowiązek publikowania konkretnych informacji w BIP. Co prawda ustawa o dostępie do informacji publicznej zawiera w art. 6 katalog informacji, które powinny być publikowane, ale są tam wymienione jedynie zbiorcze kategorie informacji, a dodatkowo istnieje wiele odrębnych ustaw, które nakładają obowiązek publikacji konkretnych dokumentów czy danych.

Przykładowo ustawa o pracownikach samorządowych nakłada obowiązek publikacji w BIP ogłoszeń o wolnych stanowiskach urzędniczych, ustawa Prawo o prokuraturze zobowiązuje do publikacji informacji o konkursie na stanowisko asystenta prokuratora, a ustawa Prawo pocztowe stanowi o obowiązku publikacji w BIP corocznego raportu o stanie rynku pocztowego.

Czy gmina płaci za prowadzenie strony BIP?

Zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej, minister właściwy do spraw informatyzacji udostępnia nieodpłatnie scentralizowany system dostępu do informacji publicznej, który umożliwia tworzenie stron BIP (art. 9 ust. 4 pkt 3 i ust. 4a ustawy). Korzystanie z systemu nie jest obowiązkowe, a podmioty zobowiązane do publikacji w BIP mają możliwość wyboru innego systemu. Wówczas możliwe jest poniesienie opłaty za użytkowanie komercyjnych systemów.

Kto publikuje informacje w BIP?

Z § 15 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej wynika, że każda instytucja prowadząca BIP ma obowiązek wyznaczyć osoby odpowiedzialne za dokonywanie zmian treści informacji publicznych udostępnianych w BIP. Z kolei zgodnie z § 11 ust. 1 pkt 3 wspomnianego rozporządzenia w każdym BIP musi znaleźć się imię i nazwisko, numer telefonu, numer telefaksu i adres poczty elektronicznej co najmniej jednej z osób go redagujących.

Odpowiednie oznaczenie informacji publikowanej w BIP wynika natomiast z art. 8 ust. 6 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Instytucja publikująca informację ma obowiązek oznaczenia jej nie tylko danymi określającymi tożsamość osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za jej treść, ale również danymi określającymi tożsamość osoby, która wprowadziła informację do BIP oraz czasem wytworzenia informacji i czasem jej udostępnienia, wraz z zabezpieczeniem możliwości identyfikacji czasu rzeczywistego udostępnienia informacji.

Oznacza to, że pod każdą informacją zamieszczoną w BIP powinno pojawić się co najmniej imię i nazwisko autora informacji, imię i nazwisko osoby publikującej informację, data utworzenia informacji, data jej publikacji oraz informacje o ewentualnych zmianach dokonanych w publikacji. Jeżeli więc opublikowaną informacją jest dokument, który został następnie uzupełniony, to po uzupełnieniu powinna pojawić się informacja o dacie aktualizacji. Jeżeli w międzyczasie zmieniła się osoba odpowiedzialna za publikowanie treści w BIP, to należy uzupełnić dane osoby aktualnie zamieszczającej informację.

Czy strona internetowa może zastąpić BIP?

Co do zasady strony BIP są prowadzone jako odrębne strony WWW, co wynika z § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej. W § 3 powyższego przepisu pojawiło się jednak istotne odstępstwo, zgodnie z którym strona WWW danej instytucji może być jednocześnie stroną BIP, o ile spełnia wszystkie wymogi ustawy o dostępie do informacji publicznej i wspomnianego już rozporządzenia.

Warto zaznaczyć, że odmiennie traktowane są organizacje pozarządowe. Za sprawą art. 4b ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie mogą one, ale nie muszą prowadzić BIP. Udostępnianie informacji publicznej przez organizacje pozarządowe może więc polegać na publikowaniu na oddzielnej stronie BIP lub na stronie internetowej organizacji.

Kto musi prowadzić BIP?

Z ustawy o dostępie do informacji publicznej wynika, że BIP prowadzić muszą te podmioty, które są zobowiązane do udostępniania informacji publicznej. W art. 4 ust. 1-2 wspomnianej ustawy wymieniono otwarty katalog takich podmiotów, a wśród nich:

  1. organy władzy publicznej: takimi organami są przykładowo wójt gminy, prezes sądu, prokurator okręgowy, czy kurator oświaty.
  2. organy samorządów gospodarczych i zawodowych: do takich organów zaliczymy np. samorząd adwokacki i radcowski, czy inne podobne samorządy.
  3. podmioty reprezentujące zgodnie z odrębnymi przepisami Skarb Państwa: na przykład Prokuratoria Generalna Skarbu Państwa czy nadleśniczy.
  4. podmioty reprezentujące państwowe osoby prawne albo osoby prawne samorządu terytorialnego oraz podmioty reprezentujące inne państwowe jednostki organizacyjne albo jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego: do takich podmiotów należy przykładowo dyrektor powiatowego urzędu pracy, dyrektor centrum pomocy rodzinie, Szefa Kancelarii Sejmu czy dyrektor biblioteki miejskiej.
  5. podmioty reprezentujące inne osoby lub jednostki organizacyjne, które wykonują zadania publiczne lub dysponują majątkiem publicznym, oraz osoby prawne, w których Skarb Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub samorządu gospodarczego albo zawodowego mają pozycję dominującą w rozumieniu przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów: chodzi m.in. o takie podmioty, jak spółki z dominującą pozycją (udziałami) skarbu państwa lub samorządu terytorialnego, spółki miejskie, szpitale, których jedynym wspólnikiem jest powiat i wiele innych.

Dodatkowo ustawa obliguje do udostępniania takich informacji organizacje związkowe i pracodawców, reprezentatywne w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego i innych instytucjach dialogu społecznego oraz partie polityczne.

Co zrobić, jeżeli dana instytucja nie posiada BIP? W pierwszej kolejności najlepiej sięgnąć po skargę z art. 227 i n. Kodeksu postępowania administracyjnego. Można też zdecydować się na złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa z art. 23 ustawy o dostępie do informacji publicznej, chociaż w praktyce jego skuteczność może okazać się niewielka.

Czy ochotnicza straż pożarna musi prowadzić BIP?

Ochotnicza straż pożarna (OSP) jest jednostką ochrony przeciwpożarowej będącą stowarzyszeniem (art. 1 ust. 1 ustawy o ochotniczych strażach pożarnych). OSP jest organizacją pozarządową w rozumieniu przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, dlatego stosuje się do niej art. 4b. Oznacza to, że OSP może publikować informacje na oddzielnej stronie BIP lub na własnej stronie internetowej. OSP może, ale nie musi prowadzić BIP.

Czy jednostki pomocnicze gminy muszą prowadzić BIP?

Niestety nie ma jednoznacznego stanowiska co do tego, czy organy jednostek pomocniczych (sołectw, osiedli, dzielnic) mogą być traktowane jako odrębne podmioty zobowiązane do udostępnienia informacji publicznej. Tylko zaś podmioty zobowiązane do udostępnienia informacji publicznej mają obowiązek prowadzenia BIP. W praktyce informacje o jednostkach pomocniczych znajdują się zwykle na stronach BIP gmin.

W orzecznictwie sądów administracyjnych dominuje wciąż podejście, że podmiotem zobowiązanym do udostępnienia informacji publicznej przez gminę jest jej organ wykonawczy (wójt, burmistrz, prezydent miasta), chociaż można spotkać się z wyrokami, w których sądy dopuszczały skargi m.in. na radę osiedla czy radę miasta: wyrok WSA w Łodzi o sygn. akt II SAB/Łd 14/17, wyrok WSA w Warszawie o sygn. akt II SAB/Wa 847/19. Z drugiej strony pojawiały się też negatywne postanowienia, z których wynikało, że sołtys (jako organ wykonawczy sołectwa) nie jest podmiotem zobowiązanym do udostępnienia informacji publicznej: postanowienie WSA we Wrocławiu o sygn. akt IV SAB/Wr 49/17.

Czy spółka komunalna musi prowadzić BIP?

Spółka komunalna powinna posiadać i prowadzić BIP. Jest ona bowiem podmiotem zobowiązanym do udostępnienia informacji publicznej, co wynika z art. 4 ust. 1 pkt. 4-5 ustawy o dostępie do informacji publicznej. W myśl art. 8 ust. 3 ustawy o dostępie do informacji publicznej każdy podmiot zobowiązany do udostępnienia informacji publicznej ma natomiast obowiązek prowadzenia BIP i publikowania w nim informacji.

Czy niepubliczny zakład opieki zdrowotnej musi prowadzić BIP?

Niepubliczny zakład opieki zdrowotnej (NZOZ) można zaliczyć do podmiotów wykonujących zadania publiczne z zakresu świadczenia opieki zdrowotnej oraz gospodarujących mieniem publicznym z uwagi na zawarte kontrakty z Narodowym Funduszem Zdrowia. W tym zakresie NZOZ będzie zobowiązany do udostępnienia informacji publicznej, a więc i do prowadzenia strony BIP.

Jakie informacje muszą znaleźć się w BIP?

Nie istnieje zamknięty katalog informacji, które muszą znaleźć się w BIP. Jedyną wiążącą wskazówką jest art. 8 ust. 3 ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz § 11 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej.

Zgodnie z art. 8 ust. 3 wspomnianej ustawy instytucje mają obowiązek udostępniać w BIP informacje o polityce wewnętrznej i zagranicznej (art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy), o podmiotach zobowiązanych (czyli o sobie), w tym o ich organizacji, strukturze i majątku (art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy), o zasadach funkcjonowania podmiotów zobowiązanych, w tym o prowadzonych rejestrach i naborach na stanowiska (art. 6 ust. 1 pkt 3 ustawy), o danych publicznych, w tym dokumentach z kontroli, ocenach i wystąpieniach, informacjach o stanie państwa i samorządu (art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie oraz lit. c-d ustawy) oraz o majątku publicznym, w tym o długu publicznym i pomocy publicznej (art. 6 ust. 1 pkt 5 ustawy).

W praktyce na stronach BIP (w zależności od tego, kto je prowadzi) powinny pojawić się przykładowo informacje o raportach składanych przez państwo do ONZ, regulamin organizacyjny gminy, statut szkoły, protokół z kontroli przeprowadzonej w ministerstwie, raport o stanie województwa, miejski plan adaptacji do zmiany klimatu, uchwała budżetowa gminy, czy informacje o konsultacjach z mieszkańcami.

Co istotne, instytucje mogą udostępniać w BIP również inne informacje publiczne (zdanie drugie art. 8 ust. 3 ustawy), co w § 11 ust. 1 pkt 5 lit. b wspomnianego już rozporządzenia zostało doprecyzowane jako w szczególności takie informacje, których publikacja leży w interesie publicznym, zaspokaja potrzeby obywateli i ich wspólnot, wspiera rozwój społeczeństwa obywatelskiego lub przyczynia się do polepszenia działalności podmiotu udostępniającego informacje.

Katalog informacji zamieszczanych w BIP może być więc bardzo szeroki. Przykłady pomysłów na zawartość BIP można znaleźć choćby w ogólnodostępnym raporcie Fundacji Batorego ,,Polska Samorządów’’ (s. 152-159). Niejednokrotnie zdarza się jednak, że instytucje mające obowiązek prowadzić BIP nie uzupełniają go nawet w tej części, która jest wymagana przepisami ustawy. Co zrobić w takiej sytuacji? W pierwszej kolejności najlepiej sięgnąć po skargę z art. 227 i n. Kodeksu postępowania administracyjnego. Jednocześnie warto zawnioskować o nieuzupełnione w BIP informacje na wniosek.

Czy w BIP trzeba publikować nagrania z sesji rady gminy?

Tak, obowiązek publikowania nagrań wynika z art. 20 ust. 1b ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z tym przepisem: ,,Obrady rady gminy są transmitowane i utrwalane za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk. Nagrania obrad są udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej gminy oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty’’.

Co więcej, w BIP powinny znaleźć się też imienne wykazy głosowań radnych. Co do zasady głosowania jawne na sesjach rady odbywają się bowiem za pomocą urządzeń umożliwiających sporządzenie i utrwalenie imiennego wykazu głosowań radnych, a wykazy te podaje się niezwłocznie do publicznej wiadomości w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej gminy oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty na obszarze gminy (art. 14 ust. 2 i 4 ustawy o samorządzie gminnym).

Przy czym trzeba zaznaczyć, że powyższe przepisy ustawy nie dotyczą komisji, co nie oznacza, że ich posiedzenia nie mogą być transmitowane czy utrwalane. Obowiązek transmitowania posiedzeń komisji może wynikać ze statutu gminy. Ze statutu może też wynikać, w jaki inny sposób zwyczajowo przyjęte jest publikowanie nagrań i wykazu głosowań z sesji rady. 

Czy w BIP trzeba uprzedzać o sesjach rady i posiedzeniach komisji?

Nie wynika to wprost z przepisów ustawy o samorządzie gminnym. Sposób informowania o sesjach rady i posiedzeniach komisji powinien wynikać ze statutu gminy.

Jeżeli ze statutu nie wynika obowiązek publikowania w BIP informacji o planowanych sesjach i posiedzeniach, to można złożyć wniosek z art. 241 Kodeksu postępowania administracyjnego i zaproponować wprowadzenie dobrej praktyki oraz odpowiedniego przepisu statutowego. Można argumentować, że propozycja publikowania tak podstawowej informacji podyktowana jest jawnością działania organów gminy (art. 61 Konstytucji RP, art. 11b ustawy o samorządzie gminnym) i jest zgodna z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej (art. 8 ust. 3).

Jeżeli z kolei ze statutu wynika obowiązek publikowania w BIP informacji o planowanych sesjach i posiedzeniach, ale jest on lekceważony, to można posiłkować się skargą z art. 227 i n. Kodeksu postępowania administracyjnego.

Czy w BIP gminy trzeba publikować uchwały i zarządzenia?

Choć nie istnieje bezpośrednio określony obowiązek publikacji zarządzeń i uchwał, to z pewnością można je publikować w BIP i w praktyce bardzo często ma to miejsce. Co więcej, zamieszczanie uchwał i zarządzeń organów gminy jest zgodne z art. 11b ustawy o samorządzie gminnym, według którego działalność organów gminy jest jawna, a ograniczenia jawności mogą wynikać wyłącznie z ustaw. Jawność działania organów gminy obejmuje w szczególności prawo obywateli do uzyskiwania informacji, wstępu na sesje rady gminy i posiedzenia jej komisji, a także dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym protokołów posiedzeń organów gminy i komisji rady gminy.

Jawność działania organów gminy obejmuje zatem sposób stanowienia aktów prawa miejscowego i ich końcowy kształt oraz treść zarządzeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta). Należy pamiętać, że z art. 8 ust. 3 ustawy o dostępie do informacji publicznej wyraźnie wynika, że w BIP mogą pojawiać się także inne informacje publiczne, nieobjęte obowiązkową publikacją.

Zdarza się, że obowiązek publikowania uchwał i zarządzeń w BIP wynika ze statutu gminy. W przypadku braku takich informacji w BIP zawsze istnieje również możliwość udostępnienia dokumentów na wniosek.

Czy interpelacje radnych muszą być publikowane w BIP?

Tak, obowiązek publikowania interpelacji i zapytań radnych wynika z art. 24 ust. 7 ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z tym przepisem: ,,Treść interpelacji i zapytań oraz udzielonych odpowiedzi podawana jest do publicznej wiadomości poprzez niezwłoczną publikację w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej gminy, oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty’’. Odpowiednie regulacje pojawiły się również na poziomie powiatu i województwa w art. 21 ust. 13 ustawy o samorządzie powiatowym oraz art. 23 ust. 9 ustawy o samorządzie województwa.

W przepisach nie przewidziano natomiast konsekwencji ani za niepublikowanie interpelacji ani za publikowanie ich z dużym opóźnieniem. W takiej sytuacji można posiłkować się skargą z art. 227 i n. Kodeksu postępowania administracyjnego. Na przykładzie gminy, będzie to skarga na wójta złożona do rady gminy.

Czy oświadczenia majątkowe muszą być publikowane w BIP?

Wiele aktów prawnych nakłada na różnego rodzaju podmioty obowiązek składania oświadczeń majątkowych w określonym terminie. Oświadczenia takie są jawne, a jawność ta jest realizowana poprzez publikację w BIP.

Obowiązek publikacji oświadczeń takich osób jak radny, wójt, zastępca wójta, sekretarz gminy, skarbnik gminy, kierownik jednostki organizacyjnej gminy, osoba zarządzająca i członek organu zarządzającego gminną osobą prawną oraz osoba wydająca decyzje administracyjne w imieniu wójta, nakłada ustawa o samorządzie gminnym (art. 24i ust. 3).  Zgodnie ze wspomnianą ustawą informacje zawarte w oświadczeniu majątkowym są jawne, z wyłączeniem informacji o adresie zamieszkania składającego oświadczenie oraz o miejscu położenia nieruchomości. Tym samym do publicznej wiadomości podawane są jawne informacje z oświadczeń majątkowych, a publikacji w BIP dokonuje się zazwyczaj po zanonimizowaniu (zakryciu) danych adresowych.

Podobne regulacje przewiduje m.in. ustawa o samorządzie powiatowym (art. 25d), ustawa Prawo o prokuraturze (art. 104), czy ustawa Prawo o ustroju sądów powszechnych (art. 28).

Czy urząd gminy ma obowiązek publikować w BIP rejestr umów?

Nie, publikowanie rejestru umów na stronach BIP gmin nie wynikało jak dotąd wprost z przepisu ustawy. Oznacza to, że rejestry prowadzone przez poszczególne gminy były wynikiem dobrej praktyki urzędu, a jeszcze częściej wynikiem zainteresowania mieszkańców składających wnioski z art. 241 Kodeksu postępowania administracyjnego z postulatami o jego prowadzenie i publikowanie. Ta dobra praktyka pozostaje zresztą w zgodzie z zasadą jawności działania organów władzy publicznej i zasadą jawności gospodarki środkami publicznymi (art. 61 Konstytucji RP, art. 11b ustawy o samorządzie gminnym, art. 33 ustawy o finansach publicznych).

W lipcu 2022 r. mają natomiast wejść w życie przepisy dodane do ustawy o finansach publicznych ustawą o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw. W ten sposób rejestr umów stanie się obowiązującym prawem, jednak z tą różnicą, że nie będzie on prowadzony przez każdą gminę (i inne instytucje) z osobna, a powstanie jeden rejestr umów zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych, prowadzony przez Ministra Finansów.

Jakie informacje o pracownikach urzędu powinny znaleźć się w BIP?

Przede wszystkim w BIP powinny znaleźć się informacje o wolnych stanowiskach urzędniczych, naborze kandydatów i wynikach naborów, co wynika z przepisów ustawy o pracownikach samorządowych (art. 13 ust. 1 oraz art. 15 ust. 1-2 ustawy). Także z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej wynika, że publikacji w BIP podlega kategoria informacji publicznej o naborze kandydatów do zatrudnienia na wolne stanowiska, w zakresie określonym w przepisach odrębnych (art. 8 ust. 3 w zw. z art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. g ustawy).  Z uwagi na to, że ustawa o dostępie do informacji publicznej dopuszcza publikacje innych informacji publicznych niż tylko kategorie obowiązkowe (art. 8 ust. 3 ustawy), nic nie stoi na przeszkodzie, aby w BIP publikować dane o wynagrodzeniach osób pełniących funkcje publiczne, numery telefonów do poszczególnych wydziałów czy spis pracowników.

Czy petycje muszą znaleźć się w BIP?

Z art. 8 ust. 1 ustawy o petycjach wynika, że odwzorowanie cyfrowe petycji (skan), data jej złożenia oraz imię i nazwisko albo nazwa podmiotu wnoszącego petycję lub podmiotu, w interesie którego złożono petycję (o ile wyrażono zgodę na publikację imienia i nazwiska albo nazwy), powinna być niezwłocznie zamieszczona na stronie internetowej podmiotu rozpatrującego petycję lub urzędu go obsługującego.

Informacja, o której mowa powyżej, powinna być dodatkowo niezwłocznie aktualizowana o dane dotyczące przebiegu postępowania, w szczególności dotyczące zasięganych opinii, przewidywanego terminu oraz sposobu załatwienia petycji (art. 8 ust. 2 wspomnianej ustawy).

W art. 14 ustawy o petycjach przewidziano również obowiązek corocznego (do 30 czerwca) umieszczania zbiorczej informacji o petycjach rozpatrzonych w roku poprzednim. Także ta informacja powinna pojawić się na stronie internetowej i zawierać w szczególności dane dotyczące liczby, przedmiotu oraz sposobu załatwienia petycji.

Przepisy określają więc obowiązek publikacji petycji oraz zbiorczej informacji o rozpatrzonych petycjach na stronie internetowej. Ustawa nie wskazuje natomiast, że jest to BIP. W praktyce petycje są często zamieszczane zarówno w BIP, jak i na stronie internetowej.

Po jakim czasie należy usuwać informacje z BIP?

Rozporządzenie Parlamentu i Rady (UE) 016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO) sprawia pewne problemy również w aspekcie publikacji informacji w BIP.

Przepisy nie określają minimalnego, ani też maksymalnego czasu, w jakim informacje powinny pozostać dostępne w BIP, stąd pojawiają się wątpliwości, po jakim czasie informacje powinny być usunięte. Mowa rzecz jasna o dokumentach dotyczących konkretnych danych osobowych, nie natomiast takich dokumentów, jak akty prawa miejscowego czy zarządzenia wójta. Obowiązek stworzenia procedur dotyczących usuwania informacji z BIP, określenia celu przetwarzania i okresu udostępniania danych w BIP spoczywa na administratorze tj. podmiocie, który dysponuje ww. informacjami i je udostępnia.

Ustalając ów okres, administrator powinien kierować się zasadą celowości oraz brać pod uwagę aart. art. 5 ust. 1 Lit. e RODO, zgodnie z którym: ,,dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane; dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na rt.y art. 89 ust. 1, z zastrzeżeniem że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy niniejszego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą („ograniczenie przechowywania”)’’.

Czasowym wyznacznikiem publikacji danych jest tzw. osiągnięcie celu przetwarzania, czyli rezultatu, jaki miał zostać uzyskany. Celem w przypadku publikacji w BIP jest realizacja ustawowego obowiązku oraz zapewnienie jawności.

Przy ustaleniu okresu publikacji, w pierwszej kolejności należy wziąć pod uwagę terminy ustawowe. Przykładowo ustawa o samorządzie gminnym w art. 24h ust. 6 przewiduje, że oświadczenia majątkowe przechowuje się przez okres 6 lat. Publikacja w BIP nie może zatem przekraczać okresu przechowywania ww. oświadczeń. W przeciwnym razie przetwarzanie zostałoby pozbawione podstawy prawnej i mogłoby stanowić naruszenie RODO.

Gdy z przepisów nie wynika okres przechowywania określonych danych, należy kierować się zasadą ograniczonego przechowywania i określić ten okres w taki sposób, aby przechowywanie danych było zgodne z celami, dla których je pozyskano.

Czy w rejestrze wniosków o udostępnienie informacji publicznej opublikowanym w BIP mogą znaleźć się dane osobowe wnioskodawców?

Nie, imię i nazwisko oraz adres korespondencyjny osoby fizycznej wnioskującej o udostępnienie informacji publicznej nie powinny znaleźć się w BIP.

Po pierwsze z art. 2 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej wynika, że od osoby wykonującej prawo do informacji nie wolno żądać wykazania interesu prawnego lub faktycznego. Realizacja wniosku nie jest więc uzależniona od statusu i motywacji wnioskodawcy, czyli instytucja nie ma prawa żądać od wnioskodawcy ujawnienia, kim jest. Skoro zatem dane wnioskodawcy pozostają bez wpływu na realizację wniosku o udostępnienie informacji publicznej, to ich publikacja jest niecelowa.

Po drugie stronami postępowania o udostępnienie informacji publicznej są wyłącznie podmiot zobowiązany do jej udostępnienia i wnioskodawca. Wobec tego nie istnieje podstawa prawna do przekazywania danych wnioskodawcy innym osobom. W takiej sytuacji udostępnienie danych osobowych następuje bez wyraźnej podstawy prawnej i bez zgody wnioskodawcy, co może prowadzić do naruszenia ochrony danych osobowych: UODO: upomnienie za przekazywanie danych wnioskodawcy osobie trzeciej.

Co zrobić? Jeżeli zauważyliśmy, że w rejestrze wniosków o udostępnienie informacji publicznej widoczne jest nasze imię i nazwisko lub adres korespondencyjny, to w pierwszej kolejności można sięgnąć po wniosek z art. 241 Kodeksu postępowania administracyjnego i zażądać usunięcia danych. Jeżeli nasze żądanie nie zostanie spełnione, to można wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Kiedy odesłanie do BIP stanowi realizację wniosku o udostępnienie informacji publicznej?

Może się zdarzyć, że złożymy wniosek o informację, która jest już udostępniona w BIP. Wówczas poprawnym działaniem ze strony podmiotu zobowiązanego jest odesłanie osoby składającej wniosek do BIP, jednak pod dwoma warunkami:

  • informacja umieszczona w BIP jest identyczna z tą, której oczekuje wnioskodawca,
  • odesłanie musi być precyzyjne, tj. wskazujące konkretne miejsce umieszczenia informacji.

W pierwszym przypadku chodzi o to, że informacja umieszczona w BIP musi być taka sama, jak ta wskazana we wniosku. Dla przykładu prawidłowe będzie odesłanie do BIP w sytuacji wniosku o skan zarządzenia burmistrza, które umieszczone zostało w BIP. Nieprawidłowym będzie jednak odesłanie w sytuacji, gdy informacja jest różna albo niepełna. Przykładowo wnioskodawca oczekiwał liczby wystąpień danego radnego na sesji rady, a organ odesłał go do wszystkich nagrań z sesji umieszczonych w BIP.

Powyższe potwierdzają też sądy administracyjne, np. w wyroku WSA w Bydgoszczy o sygn. akt II SAB/Bd 15/13 czy w wyroku WSA w Rzeszowie o sygn. akt II SAB/Rz 43/20.

Czy można żądać udostępnienia informacji na wniosek poprzez publikację w BIP?

Co do zasady to osoba wnioskująca o udostępnienie informacji publicznej określa sposób i formę jej udostępnienia, a instytucja powinna się do tego żądania dostosować, chyba że środki techniczne, którymi dysponuje, uniemożliwiają przekazanie informacji w określony sposób i w określonej formie (art. 14 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej).

I chociaż wybór pozostawiono zadającym pytania, a w ustawie nie wymieniono katalogu dopuszczalnych żądań co do sposobu i formy udostępnienia informacji, to w praktyce możliwości są ograniczone. Sądy administracyjne raczej niekorzystnie odnoszą się do żądania udostępnienia informacji w BIP, twierdząc, że żaden przepis obowiązującego prawa nie przyznaje wnioskodawcom uprawnienia do domagania się od organu określonego sposobu prowadzenia BIP: postanowienie WSA w Łodzi o sygn. akt II SAB/Łd 40/08, wyrok NSA o sygn. akt I OSK 169/09 czy postanowienie WSA w Opolu o sygn. akt II SA/Op 239/21. Jeżeli więc przykładowo prezydent miasta negatywnie odniesie się do wniosku o udostępnienie konkretnej umowy poprzez publikację w BIP, to prawdopodobnie pojawią się problemy ze skutecznym zaskarżeniem takiej odpowiedzi do sądu.

Co zrobić? W miejsce skargi do sądu można wtedy zawnioskować o przekazanie informacji w inny sposób i w innej formie (np. skan dokumentu przesłany na adres e-mail), a następnie samodzielnie zadbać o rozpowszechnienie umowy pośród mieszkańców. Można również złożyć wniosek z art. 241 Kodeksu postępowania administracyjnego i zaproponować prezydentowi miasta dobrą praktykę publikowania umów w BIP.

Chcesz, aby Twoje prawa były chronione, a politycy mądrze wydawali Twoje pieniądze?

Wspieraj nas lub włącz się w nasze działania

Komentarze 0

Dodaj komentarz

Przed wysłaniem komentarza przeczytaj "Zasady dodawania i publikowania komentarzy".

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.