Doręczenie decyzji administracyjnej

Kierujemy wniosek o udostępnienie informacji publicznej poprzez e-mail, otrzymujemy decyzję odmowną, wnosimy skargę i oczekując na wyrok, otrzymujemy postanowienie: Sąd postanowił odrzucić skargę. Dlaczego? Dzieje się tak, gdy organ „doręczy” nam decyzję mailem.

Korzystanie z możliwości skierowania wniosku o udostępnienie informacji publicznej poprzez pocztę elektroniczną (e-mail), jest wygodną i jedną z najszybszych form pozyskiwania informacji publicznej. Wniosek złożony w tym trybie nie musi zawierać takich elementów, jak podpis czy dane osoby go składającej. Nie oznacza to jednak, że zawsze brak takich danych umożliwi dalsze procedowanie wniosku – piszemy o tym tutaj: Czy można pozostawić wniosek o udostępnienie informacji publicznej bez rozpoznania?

Problem pojawia się wówczas, gdy z jakichś przyczyn, zamiast udostępnić informacje, organ zamierza wydać decyzję administracyjną o odmowie udostępnienia informacji publicznej. O ile bowiem tryb wnioskowania jest odformalizowany, to jednak na etapie decyzji administracyjnej podmiot zobowiązany do udostępnienia informacji publicznej musi stosować przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, co wynika z treści art. 16 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (UDIP).

Wówczas musi on nie tylko znać dane osoby składającej wniosek, ale również jej adres do doręczeń, które to muszą się następnie znaleźć w decyzji. Prawidłowo wydana decyzja administracyjna musi bowiem zawierać elementy określone w art. 107 kpa m.in.:

1. organu administracji publicznej;
2. datę wydania;
3. oznaczenie strony lub stron;
4. powołanie podstawy prawnej;
5. rozstrzygnięcie;
6. uzasadnienie faktyczne i prawne;
7. pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie oraz o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach zrzeczenia się odwołania;
8. podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji;
9. w przypadku decyzji, w stosunku do której może być wniesiony sprzeciw lub skarga do sądu administracyjnego – pouczenie o dopuszczalności wniesienia sprzeciwu od decyzji lub skargi oraz wysokość wpisu od skargi lub sprzeciwu od decyzji, a także możliwości ubiegania się przez stronę o przyznanie prawa pomocy.

Dodatkowo zgodnie z art. 16 ust. 2 pkt. 2 UDIP uzasadnienie decyzji o odmowie udostępnienia informacji zawiera także imiona, nazwiska i funkcje osób, które zajęły stanowisko w toku postępowania o udostępnienie informacji, oraz oznaczenie podmiotów, ze względu na których dobra, o których mowa w art. 5 ust. 2, wydano decyzję o odmowie udostępnienia informacji.

W pierwszej kolejności skupmy się na wymogu podpisu pod decyzją administracyjną. Najczęściej przyjmuje on formę odręcznego podpisu wraz z pieczęcią zawierającą nazwę stanowiska. Nie oznacza to jednak, że decyzję można podpisać tylko w ten jeden sposób. W przypadku dokumentów sporządzanych w postaci elektronicznej, dokument taki może być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Decyzję taką organ musi doręczyć osobie składającej wniosek. Dotychczas najczęściej stosowanym sposobem doręczeń było przesłanie decyzji przesyłką poleconą przez operatora pocztowego – Pocztę Polską. Wówczas to pracownik poczty wydając przesyłkę, prosił adresata o złożenie podpisu na tzw. zwrotce (potwierdzeniu odbioru), która później trafiała do organu i stanowiła dowód doręczenia. Podobnie działo się w przypadku doręczania decyzji przez wyznaczonych pracowników urzędu.

Nowe przepisy kodeksu postępowania administracyjnego wprowadziły jednak dodatkowe sposoby doręczeń, które wiążą się z wdrażaniem usługi e-doręczeń. Zasadą ma się stać doręczenie na adres do doręczeń elektronicznych, a dopiero w przypadku, gdy takowe nie będzie możliwe, doręczenie dokonywane będzie w tradycyjnej formie. Specjalnie stworzone adresy elektroniczne, są gromadzone w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE), którą prowadzi Minister ds. informatyzacji. Informacje zapisane w BAE zawierają liczne dane zarówno podmiotów publicznych, jak i osób fizycznych i są na bieżąco aktualizowane m.in. poprzez pobieranie danych z rejestru PESEL. Co istotne, za adres do doręczeń elektronicznych nie może być uznany adres e-mail, ponieważ nie spełnia on wymagań środków komunikacji elektronicznej, które określa ustawa. Doręczeniem takim będzie np. doręczenie poprzez platformę ePUAP, która to platforma docelowo ma zostać zastąpiona przez system e-doręczeń.

Ustawodawca przewidział jeszcze jeden sposób doręczenia, a mianowicie doręczenie wydruku pisma wydawanego w postaci elektronicznej, uzyskanego z systemu teleinformatycznego. Wydruk taki musi zawierać informację, że pismo zostało wydane w postaci elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, która je podpisała, albo opatrzone zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, a także identyfikator tego pisma, nadawany przez system teleinformatyczny, za pomocą którego pismo zostało wydane.

Jak zatem powinna zostać doręczona decyzja?

Zdarza się, że organ w odpowiedzi na nasz wniosek wydaje decyzję odmowną, którą przesyłam nam mailem. Mamy w takich przypadkach do czynienia z jedną z poniższych sytuacji:

• W załączniku do odpowiedzi na nasz wniosek znajduje się skan decyzji administracyjnej z odręcznym podpisem i pieczęcią

Takie doręczenie nie będzie jednak skuteczne, co oznacza, że termin na zaskarżenie takiej decyzji nie biegnie i mimo że znamy jej treść, de facto nie możemy jej skutecznie zaskarżyć. Jak wskazywał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu brak jest podstaw do uznania za skuteczne doręczenie pisma procesowego w postępowaniu administracyjnym przesłania na wskazany przez wnioskodawcę adres elektroniczny skanu pisma procesowego wydanego w formie dokumentu papierowego opatrzonego podpisem odręcznym. (…) Zauważyć w tym miejscu trzeba, iż wprawdzie skarżący mógł zapoznać się z treścią tej decyzji (a precyzyjniej z przesądnym na adres elektroniczny skanem tej decyzji), jednakże przepisy p.p.s.a. nie przypisują żadnych skutków normatywnych samemu faktowi zapoznania się z treścią decyzji, wyraźnie odnosząc się wyłącznie do jej skutecznego prawnie doręczenia. (Postanowienie WSA w Poznaniu z 22.06.2021 r., II SA/Po 312/21, LEX nr 3189804.)

• W załączniku odpowiedzi na wniosek otrzymujemy skan wygenerowanej z systemu teleinformatycznego decyzji wraz z informacją o podpisie elektronicznym.

Pojawia się zatem pytanie, czy taki „wydruk” decyzji, organ może doręczyć poprzez skan załączony do wiadomości e-mail.

Otóż doręczenie takie również nie będzie skuteczne. Kwestię tą analizował Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie, przed którym zawisła sprawa doręczenia decyzji administracyjnej na adres e-mail. Sąd stwierdził, iż niedopuszczalnym jest łączenie różnych sposobów doręczenia decyzji. Jak wskazywał WSA:

Należy mieć na uwadze, że celem wprowadzenia przepisu art. 39(3) k.p.a., było umożliwienie organowi załatwiania wszystkich spraw w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego nawet jeśli nie zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 39(1) k.p.a. i jego doręczanie w sposób tradycyjny, a więc przez operatora pocztowego. Ustawodawca nie wprowadził natomiast możliwości doręczania decyzji (w tym wydruku decyzji wydanej w formie dokumentu elektronicznego) na adres poczty elektronicznej e-mail. W rozpoznawanej sprawie, wnioskodawca wniosek złożył w sposób odformalizowany, za pomocą e-maila, a nie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą ePuap. (Postanowienie WSA w Szczecinie z 16.04.2021 r., II SA/Sz 100/21, LEX nr 3165346.)

Podsumowanie

Jeżeli zatem w opisanych wyżej sytuacjach pominiemy etap prawidłowego doręczenia decyzji i złożymy skargę, najpewniej zostanie ona odrzucona przez Sąd z uwagi na jej niedopuszczalność. Decyzja, która nie została prawidłowo doręczona, nie wiąże osoby składającej wniosek, a termin do jej zaskarżenia nie biegnie. Tym samym skarga okaże się przedwczesna i nie będzie mogła zostać rozpatrzona merytorycznie przez sąd. Oczywiście nie zamyka nam to drogi późniejszego zabiegania o prawidłowe doręczenie decyzji, a po jego dokonaniu zaskarżenia decyzji, jednak mając na uwadze czas trwania postępowań sądowych, może to znacznie wydłużyć postępowanie.

Prawidłowe doręczenie jest zatem niezwykle istotne dla dalszych losów w sprawie. Co zatem zrobić, gdy decyzja została „doręczona” poprzez e-mail? W takim przypadku należy wezwać organ do prawidłowego doręczenia decyzji. Wzór wezwania można odnaleźć na naszej stronie: Wzory dokumentów

Dopiero gdy zostanie nam prawidłowo doręczona decyzja administracyjna, możemy ją zaskarżyć, mając gwarancję, że nie zostanie ona z tego powodu odrzucona.

Czy zatem kwestia doręczeń ma utrudnić życie organom i osobom składającym wnioski? Mimo że wydaje się, iż uzasadnione byłoby korzystanie z szybkiego i łatwego sposobu doręczenia poprzez e-mail, to jednak pojawia się z tą formą kluczowy problem. Poprzez takie doręczenie nie jesteśmy w stanie ustalić, w jakim dniu decyzja została skutecznie doręczona i jak liczyć termin na jej zaskarżenie. W przeciwieństwie do innych sposobów doręczeń, ten nie daje nam pewności, że adresat zapoznał się z treścią decyzji i nie potwierdza jej otrzymania. Możliwe jest jedynie potwierdzenie wysłania takiej wiadomości.

Stąd zaskarżając decyzję administracyjną, warto zwrócić szczególną uwagę na sposób jej doręczenia, bowiem jak wynika z praktyki, organy wciąż stosują nieprawidłowe sposoby „doręczenia” decyzji.

* Student III roku prawa. Z SOWP związany od grudnia 2021 r. Interesuje się prawem konstytucyjnym, administracyjnym i legislacją. Prywatnie pasjonat jeży pigmejskich i obserwator sceny politycznej.