Dostęp do akt sprawy a dostęp do informacji publicznej

Do poradni prawnej Sieci Obywatelskiej Watchdog Polska wpływa wiele zapytań dotyczących różnicy pomiędzy dostępem do informacji publicznej a dostępem do akt sprawy w konkretnym postępowaniu (prowadzonym przez sądem bądź organem administracji publicznej) oraz zależności, jakie zachodzą pomiędzy tymi dwoma zagadnieniami.

W pigułce

1. Jeżeli jesteś stroną postępowania, to przysługuje Ci dostęp do akt. Czyli jako strona możesz złożyć wniosek o udostępnienie akt konkretnej sprawy, korzystając z przepisów odpowiedniego kodeksu (postępowania karnego, postępowania cywilnego, postępowania administracyjnego).
2.  Jeżeli wiesz, że toczy się jakieś postępowanie i chcesz uzyskać dokumenty tej sprawy, ale nie jesteś stroną, to możesz złożyć wniosek o udostępnienie informacji publicznej. Istnieje jednak kilka zastrzeżeń:

• nie możesz zapytać o akta postępowania, a jedynie o konkretnie wyliczone dokumenty, znajdujące się w tych aktach. Unikaj sformułowań ,,wnoszę o udostępnienie akt postępowania o sygn. akt x,y,z”, ,,wnoszę o udostępnienie wszystkich dokumentów postępowania dotyczącego x,y,z”. Sądy twierdzą, że akta same w sobie nie stanowią informacji publicznej.
• poszczególne dokumenty, które znajdują się w aktach postępowania, mogą stanowić informację publiczną (np. postanowienia, wyroki), ale musisz konkretnie wyliczyć je we wniosku. Jeżeli nie wiesz, jakie dokumenty znajdują się w aktach postępowania, postaraj się w miarę możliwości dookreślić żądanie. Zapytaj najpierw, czy w sprawie wydana została już decyzja/wyrok, a jeżeli tak, to poproś o jej/jego udostępnienie. Pamiętaj też, że część treści może podlegać ochronie prywatności, czy tajemnicy przedsiębiorcy.
•  jeżeli wnioskujesz o udostępnienie informacji z akt postępowania karnego, to pamiętaj, że możesz otrzymać je dopiero po zakończeniu postępowania przygotowawczego. Jeżeli jest ono w toku, to możesz jedynie potwierdzić podstawowe informacje – czy postępowanie rzeczywiście trwa, czy wydano już jakieś postanowienie.

Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej (dalej jako: UDIP), każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu na zasadach i w trybie określonych w niniejszej ustawie. Czy konkretna informacja ma charakter informacji publicznej, ocenia się każdorazowo przy złożeniu stosownego wniosku.
Jak to funkcjonuje w praktyce? Przykładowo, wnoszę o udostępnienie wynagrodzenia osoby pełniącej funkcję publiczną za konkretny rok kalendarzowy. Ale mogę wnieść też o udostępnienie skanu umowy podpisanej z konkretnym podmiotem publicznym lub innej umowy, w wyniku której wydatkowane były środki publiczne. W wyniku wglądu czy udostępnienia takiego dokumentu, uzyskam informację, że Pan Y osiągnął wynagrodzenie w wysokości X zł, a umowa pomiędzy podmiotami ABC i DEF opiewała na kwotę GHI zł. Ponadto, informacja taka ma charakter publiczny. Jakie są tego konsekwencje? Każdy uzyska taką informację, jeśli złoży wniosek o jej udostępnienie.
Przejdźmy teraz do dostępu do akt w postępowaniu. Załóżmy, że ktoś ubiega się o zasiłek stały (świadczenie pieniężne regulowane ustawą o pomocy społecznej) oraz o składki na ubezpieczenie zdrowotne (ze względu na brak ubezpieczenia oraz konieczność leczenia przewlekłej choroby). Jednak z jakichś powodów odmówiono wnioskodawcy udzielenia powyższych świadczeń. W tej sytuacji strona chce skorzystać z wglądu do akt, żeby dowiedzieć się, na którym etapie postępowania został popełniony błąd, żeby móc to podnieść w odwołaniu lub na ewentualnej dalszej drodze sądowej przed wojewódzkim sądem administracyjnym. W całym postępowaniu, zakończonym odpowiednim rozstrzygnięciem, zostały przeprowadzone pewne czynności – od wszczęcia postępowania, poprzez postępowanie dowodowe polegające na złożeniu stosownych zapytań, aż do wydania decyzji. W aktach sprawy mogą znajdować się przecież notatki pracownika prowadzącego postępowanie, a taka najczęściej ma charakter „ad acta”. Całość tych dokumentów to będą akta sprawy, a dostęp do tych dokumentów nie będzie niczym innym, jak dostępem do akt sprawy. Podobnie będzie w postępowaniu przed sądem, czy to w postępowaniu cywilnym, czy to karnym. Czy każdy, kto złoży wniosek o wgląd do akt konkretnej sprawy/postępowania, uzyska taką możliwość?
Czas na wyjaśnienie zależności pomiędzy dostępem do akt a dostępem do informacji publicznej. Zgodnie z art. 1 ust. 2 UDIP, przepisy ustawy nie naruszają przepisów innych ustaw określających odmienne zasady i tryb dostępu do informacji będących informacjami publicznymi, pod warunkiem, że nie ograniczają obowiązków przekazywania informacji publicznej do centralnego repozytorium informacji publicznej, o którym mowa w art. 9b ust. 1, zwanym dalej „centralnym repozytorium”. Dostęp do akt w konkretnych postępowaniach regulują m.in.:

• Art. 156 Kodeksu Postępowania Karnego,
• Art. 9 i art. 525 Kodeksu Postępowania Cywilnego,
• Art. 73 Kodeksu Postępowania Administracyjnego,
• Art. 178 Ordynacji Podatkowej,
• Art. 12a ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.

Ze względu na rozbudowaną regulację prawną, często zależną od stadium i rodzaju postępowania, nie będę kopiował całości przepisów, tylko zainteresowanego czytelnika odeślę bezpośrednio do tekstu aktu prawnego. Sens powyższych przepisów jest zazwyczaj ten sam. Prawo wglądu do akt postępowania ma najczęściej strona oraz należycie umocowany przez nią pełnomocnik.
Należy zauważyć, iż powyższe przepisy mają charakter „szczególny” w zakresie dostępu do informacji znajdującej się w aktach sprawy w stosunku do przepisów UDIP. Oznacza to, iż mają one pierwszeństwo przed UDIP, jeśli nie da się pogodzić stosowania obu ustaw. Zatem, jeśli konkretna osoba, przykładowo sąsiad wnioskodawcy z powyższego kazusu, złoży wniosek o udostępnienie akt sprawy (czyli możliwości przejrzenia wszystkich dokumentów), to ośrodek pomocy społecznej udostępni takie akta? Otóż nie. Jak podkreślił NSA w jednej ze swoich uchwał :

Żądanie udostępnienia przez prokuratora akt sprawy jako zbioru materiałów zakończonego postępowania przygotowawczego nie jest wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej, o którym mowa w art. 10 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej”. Mimo, iż teza powyższej uchwały dotyczy udostępnienia akt postępowania toczonego przez prokuratorem, uchwała ma zastosowanie do każdego rodzaju postępowania. Dalej w uzasadnieniu możemy przeczytać, iż „akta spraw, w tym akta postępowania przygotowawczego, jako całość są zbiorem różnorodnych materiałów usystematyzowanym przez organ, który nadał temu zbiorowi określony kształt i który się nim posługuje w prowadzonym postępowaniu. Akta są więc pewnym przedmiotem, którego dotyczą przepisy szczególne dotyczące zarówno jego tworzenia, rejestrowania, przechowywania, jak i udostępniania. Żądanie udostępnienia akt sprawy jako całości, także akt zakończonego postępowania przygotowawczego, nie jest więc wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej, ale żądaniem udostępnienia określonego zbioru materiałów. Tak sformułowany wniosek nie wskazuje na informacje publiczne, których udostępnienia domaga się wnioskodawca. Należy przy tym mieć na uwadze, że prawo do informacji dotyczy informacji o sprawie publicznej, a więc informacji o czymś, a nie udostępnienia zbioru materiałów jako takich. Wniosek taki nie zawiera zatem jednego z elementów niezbędnych do jego rozpoznania i nie może być załatwiony w oparciu o przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Może dojść jednak do sytuacji, iż w aktach konkretnej sprawy znajduje się informacja o charakterze publicznym. Czy to oznacza, że jako „osoba obca” niemająca nic wspólnego z konkretnym postępowaniem nie uzyskam takowej informacji? Nic nie stoi na przeszkodzie. Na ten temat wypowiadał się WSA w Warszawie , który stwierdził:

W ocenie Sądu skarżący nie zawarł – mimo wielokrotnego sygnalizowania przez organ takiej możliwości – skonkretyzowanego żądania, z którego wynikałoby jakiej dokładnie informacji zawartej w aktach sprawy udostępnienia żąda. We wniosku skarżący winien zaś wskazać o udostępnienie jakiego konkretnie dokumentu się ubiega, przy czym w ocenie Sądu, wystarczającym byłoby wskazanie rodzaju dokumentu urzędowego oraz ewentualnie innych cech, które pozwoliłyby na jego skonkretyzowanie. Formułując wniosek w powyższym zakresie należy kierować się treścią art. 6 u.d.i.p., który to przepis zawiera (niewyczerpujący) wykaz informacji publicznych podlegających udostępnieniu w trybie przepisów wymienionej ustaw.

Aby podmiot zobowiązany mógł rozpatrzyć wniosek o udostępnienie informacji publicznej, konieczne jest najpierw wskazanie, o jaką konkretnie informację znajdującą się w aktach ubiega się wnioskujący.