System ePUAP w służbie dostępu do informacji

Procedura dostępu do informacji jest odformalizowana, co w praktyce oznacza, że wniosek o udostępnienie informacji nie musi być podpisany i może być złożony za pośrednictwem poczty elektronicznej. Od tej zasady istnieją niestety wyjątki, w których warto wykorzystać system ePUAP

• ePUAP pozwala na skuteczne złożenie wniosku o udostępnienie informacji.
• Wniosek złożony za pośrednictwem ePUAP-u, podpisany profilem zaufanym, spełnia warunki formalne wymagane do wydania decyzji administracyjnej.
• ePUAP umożliwia zdalny i całkowicie darmowy kontakt z organem.
• Informacje o statystykach i sposobie wykorzystania systemu ePUAP przez organy administracji publicznej są jawne.

Dlaczego warto korzystać z ePUAP

Niepodpisany i przesłany za pomocą poczty elektronicznej wniosek zobowiązuje organ do wszczęcia postępowania. Niestety nie zawsze kończy się ono niezwłocznym udostępnieniem informacji. Jeżeli w toku postępowania urząd uzna, że jawność informacji podlega ograniczeniu ze względu na inne wartości (np. prywatność lub tajemnicę przedsiębiorcy), to zgodnie z art. 16 Ustawy o dostępie do informacji publicznej jest on zobowiązany do wydania decyzji administracyjnej o odmowie udostępnienia informacji. I wówczas zastosuje przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. Decyzja administracyjna musi być w prawidłowy sposób doręczona i może dotyczyć jedynie podpisanego wniosku. W przypadku wniosku wysłanego tradycyjną pocztą wystarczy odręczny podpis, a kiedy chcemy doręczyć wniosek drogą elektroniczną, mamy kilka możliwości do wyboru: kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany, podpis osobisty, kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Decyzja wydana w stosunku do niepodpisanego wniosku jest nieważna, a przesłanie decyzji za pomocą poczty elektronicznej nie wywołuje żadnego skutku prawnego. W takiej sytuacji organ w pierwszej kolejności powinien wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia braków formalnych – podpisania wniosku oraz wskazania skutecznego adresu do doręczeń, a dopiero później wyda odpowiednią decyzję, którą możemy zakwestionować poprzez odwołanie / skargę na decyzję.

Naczelną zasadą procedury dostępu do informacji jest jej szybkość. Informacja, o którą wnioskujemy, po jakimś czasie może się zdezaktualizować, dlatego, składając wniosek, warto zadbać o zachowanie wszelkich warunków formalnych niezbędnych do wydania ewentualnej decyzji. Potencjalnie pozwoli to na szybsze jej zakwestionowanie, a w konsekwencji uzyskanie informacji. Tego rodzaju działanie jest szczególnie istotne, jeżeli z doświadczenia wiemy, że organ, do którego zwracamy się o informację, niechętnie ją udostępnia lub przewidujemy, że w konkretnym przypadku prawo do informacji może znaleźć się w konflikcie z innymi wartościami.

Wniosek o udostępnienie informacji spełniający warunki do wydania decyzji administracyjnej może być podpisany odręcznie i przesłany za pomocą „tradycyjnej” poczty. Prowadzenie tego rodzaju korespondencji wiąże się jednak z określonym kosztem, koniecznością wizyty na poczcie oraz oczekiwaniem na doręczenia wiadomości. Dla osób ceniących sobie natychmiastową, elektroniczną i wygodną formę komunikacji, alternatywą jest wykorzystanie systemu ePUAP.

Jak korzystać z ePUAP-u

ePUAP, czyli Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej jest systemem umożliwiającym obywatelom załatwianie spraw urzędowych za pośrednictwem Internetu. Zalogowanie się do systemu możliwe jest przy wykorzystaniu profilu zaufanego, e-dowodu, bankowości elektronicznej lub aplikacji mObywatel. Po zalogowaniu w zakładce „katalog spraw” znajdziemy sprawy możliwe do załatwienia za pośrednictwem Internetu. Wniosek o udostępnienie informacji należy złożyć przy wykorzystaniu formularza „udostępnianie informacji publicznej”, który dostępny jest w kategorii „Sprawy ogólne”. Wypełniając go, należy wskazać podmiot, do którego kierujemy wniosek oraz określić rodzaj żądanej informacji oraz sposób i formę jej udostępnienia. Wniosek można podpisać za pomocą podpisu zaufanego.

Złożony w ten sposób wniosek spełnia wszelkie wskazane w Kodeksie postępowania administracyjnego warunki formalne. W konsekwencji, jeżeli organ uzna, że zachodzą przesłanki odmowy udostępnienia informacji, to wyda decyzję administracyjną bez czasochłonnego wzywania wnioskodawcy do uzupełnienia braków. Tego rodzaju rozstrzygnięcie można następnie zakwestionować poprzez odwołanie / skargę na decyzję, które także można złożyć za pośrednictwem ePUAP-u.

Komunikacja z organami administracji przy wykorzystaniu ePUAP-u pozwala na zachowanie wygody i szybkości oferowanej przez pocztę elektroniczną i spełnia wymogi przewidziane prawem.

Wykorzystanie ePUAP przez administrację

Zgodnie z art. 16 ust. 1a Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów wykonujących zadania publiczne, każdy podmiot publiczny zobowiązany jest do założenia i obsługi ePUAP-u. Konstytucyjnym prawem każdego obywatela jest prawo do informacji o działalności organów władzy publicznej. Prawo to obejmuje w szczególności informacje o sposobach przyjmowania spraw (art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. d udip) oraz prowadzonych ewidencjach (art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. f udip). Oznacza to, że każda zainteresowana tym osoba może zwrócić się do konkretnego organu z wnioskiem o udostępnienie informacji dotyczących statystyk wpływu i załatwiania spraw wniesionych za pośrednictwem ePUAP-u.