Jak uzasadnić przedłużenie terminu na udostępnienie informacji?

Udostępnienie informacji publicznej na wniosek powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, a maksymalnie w terminie 14 dni od dnia jego złożenia. Termin ten może zostać jednak wydłużony do 2 miesięcy, o czym należy nie tylko powiadomić wnioskodawcę, ale również wyjaśnić powody opóźnienia oraz wskazać termin, w jakim podmiot zobowiązany udostępni informację.

W jednej ze spraw, która trafiła do sądu administracyjnego, wnioskodawca zwrócił się do burmistrza pewnej gminy o udostępnienie zestawienia wydatków gminy na usługi, dostawy, roboty budowlane wykonywane przez konkretną spółdzielnię w latach 2022-2023 oraz wskazanie kwoty wydatków gminy na całoroczne utrzymanie porządku i czystości w latach 2019 i 2023.

Burmistrz wydłużył termin na załatwienie wniosku do dwóch miesięcy (podając datę), a jako przyczynę opóźnienia wskazał szeroki zakres wniosku oraz konieczność analizy dużej liczby dokumentów finansowych od 2019 r. Dodał też, że przygotowanie odpowiedzi na wniosek nie może zakłócić normalnego toku działania urzędu.

Wnioskodawca nie zgodził się ze wspomnianą interpretacją, wobec czego złożył skargę na bezczynność, uzasadniając, że załatwienie wniosku nie wymaga dwumiesięcznego opracowywania danych. Zdaniem skarżącego organ skorzystał co prawda z dopuszczalnego środka (przedłużenie terminu), ale uczynił to w sposób instrumentalny, nie wyjaśniając, dlaczego realizacja wniosku wymaga tak długiego oczekiwania oraz jakie czynności podjęto już sprawie.

Odpowiadając na skargę, burmistrz wyjaśnił, że wydłużył termin, ponieważ żądana informacja wymagała interpretacji i dużego nakładu pracy. Ostatecznie udostępnił informację na kilka dni przed upływem wyznaczonego dwumiesięcznego terminu.

W wyroku WSA w Olsztynie z 10 października 2023 r. o sygn. akt II SAB/Ol 107/23 sąd co prawda umorzył postępowanie (jako że przed jego wydaniem informacja została ostatecznie udostępniona), ale jednocześnie podzielił się spostrzeżeniami na temat uzasadniania przedłużenia terminu na udostępnienie informacji.

W pierwszej kolejności WSA w Olsztynie podsumował orzecznictwo sądowe, zgodnie z którym powody opóźnienia muszą być bezpośrednio związane z opóźnieniem w udostępnieniu konkretnej informacji i rozwiązanie to nie może być stosowane jedynie w celu ,,odraczania’’ obowiązku udostępniania informacji.

Odnosząc się natomiast do rozstrzyganej sprawy, Sąd stwierdził, że wyznaczając nowy termin załatwienia sprawy, burmistrz naruszył przepis prawa (art. 13 ust. 2 Ustawy o dostępie do informacji publicznej), stosując go w sposób instrumentalny:

W skierowanej do skarżącego informacji z 14 czerwca 2023 r. organ nie wyjaśnił, dlaczego ocena i ewentualna realizacja wniosku wymaga aż takiego okresu czasu. Lakoniczne powołanie się na „szeroki zakres wniosku oraz konieczność analizy dużej ilości dokumentów finansowych od 2019 r.” oraz „przygotowanie odpowiedzi nie może zakłócić normalnego toku działania podmiotu” nie może zostać uznane za uzasadniające przekroczenie podstawowego terminu na załatwienie wniosku. Należy uznać, że zawiadomienie o wydłużeniu terminu załatwienia sprawy obciążone było wadą, nie formułowało bowiem jasnych i przekonujących motywów dla znacznego odsunięcia w czasie terminu załatwienia sprawy. Powtórzenia wymaga, że redakcja art. 13 ust. 2 u.d.i.p. nie wskazuje, by organ przedłużając postępowania w sprawie udzielania informacji publicznej w sposób automatyczny zobowiązany był korzystać z terminu do dwóch miesięcy. Wręcz przeciwnie, zasada szybkości postępowania obliguje organ, do sprawnego działania i załatwiania sprawy bez zbędnej zwłoki. Z tej przyczyny organ winien był dokonać miarkowania okresu, na jaki przedłużał postępowanie, jednocześnie wyjaśniając w sposób jasny i konkretny, dlaczego wydłużenie terminu jest niezbędne. Jednocześnie podnieść należy, że obszerne uzasadnienie powodów odroczenia terminu do udostępnienia informacji publicznej w odpowiedzi na skargę nie może konwalidować nieprawidłowego postępowania organu przed wniesieniem skargi.