Wniosek w folderze spam nie zwalnia z zarzutu bezczynności

Niektórzy wnioskodawcy składają wnioski drogą mailową, a jeśli podmiot nie odpowiada, to następnie kierują skargi na bezczynność do właściwego sądu administracyjnego. Zdarza się, że podmioty tłumaczą wtedy swoje milczenie tym, że wniosek trafił do folderu spam i właśnie dlatego został przeoczony.

Sądy administracyjne twierdzą jednak, że nawet jeśli wniosek pytającego trafił do spamu, to zadaniem podmiotu jest taka konfiguracja poczty elektronicznej, by zapobiegać takim sytuacjom. Zadaniem podmiotu, a nie wnioskodawcy, jest wykazanie, że złożony wniosek rzeczywiście nie dotarł. Wnioskodawca może zaprezentować wyłącznie wydruk z poczty elektronicznej, świadczący o wysyłce wiadomości e-mail.

Takie stanowisko zajął choćby NSA w wyroku z 26 lutego 2020 r. o sygn. akt I OSK 3397/18:

Sąd kasacyjny podziela w pełni wyrażany wielokrotnie w orzecznictwie sądów administracyjnych pogląd, zgodnie z którym ryzyko nieodebrania czy też nieodczytania przez organ wysłanego do niego przy użyciu poczty elektronicznej wniosku, skierowanego na oficjalnie podany adres poczty elektronicznej organu, obciąża ten organ, a nie skarżącego (por. np. wyrok z dnia 19 maja 2017 roku, sygn. akt I OSK 2589/15). Z orzecznictwa tego wynika w istocie domniemanie, że jeżeli wiadomość została prawidłowo nadana na oficjalny adres poczty elektronicznej organu, oznacza to, że dotarła ona do adresata. Odmienne zapatrywanie sprawiałoby bowiem, że w praktyce prawo do wnioskowania o informację publiczną za pomocą poczty elektronicznej byłoby iluzoryczne, a jego skuteczność zależna byłaby od arbitralnej woli organu. Potwierdzenie faktu wysłania wiadomości pozwala przenieść ciężar dowodu, że wniosek nie został doręczony, na organ administracji, na którego adres poczty elektronicznej skierowany został wniosek (por. stanowisko wyrażone przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 13 grudnia 2019 roku I OSK 1890/18 i przywołane tam orzecznictwo).

 WSA w Białymstoku wydał wyrok z 24 listopada 2020 r. o sygn. akt II SAB/Bk 176/20, w którym wskazał:

 Nieodebranie czy też nieodczytanie przez organ wysłanego do niego przy użyciu poczty elektronicznej wniosku, nie może obciążać wnioskodawcy ( vide: postanowienie NSA z 18 listopada 2015r. sygn. I OSK 2897/15). Wydruk z poczty elektronicznej nadawcy stanowi dostateczny dowód, że wiadomość zawierająca wniosek została wysłana (vide: wyrok NSA z 16 września 2016r. sygn. I OSK 1924/16). Zatem nieskuteczne jest tłumaczenie Prezesa Koła, że wiadomość z dnia 17.09.2020 r., z takich czy innych powodów, nie została odczytana. Wydruk o nadaniu wiadomości, załączony do skargi, był wystarczający.

Z kolei w wyroku z 27 maja 2020 r. o sygn. akt I OSK 1622/19 NSA dodał, że powyższe zasady dotyczą nie tylko organów administracji, ale też innych podmiotów wykonujących zadania publiczne (w tym przypadku chodziło o koło łowieckie):

 Nie budzi wątpliwości, że za wniosek pisemny w rozumieniu art. 10 ust. 1 u.d.i.p. uznać należy przesłanie go pocztą elektroniczną (e-mailem) i to nawet wtedy, gdy do jego autoryzacji nie zostanie użyty podpis elektroniczny (por. wyrok NSA z 16 marca 2009 r. sygn. akt I OSK 1277/08). Jak to trafnie wskazał skarżący w dominującym orzecznictwie Sądów administracyjnych wskazuje się, że do obowiązków organu administracji publicznej należy taka konfiguracja poczty elektronicznej, w tym filtrów antyspamowych, oraz takie zorganizowanie obsługi technicznej poczty elektronicznej organu, aby zapewnić bezproblemowy i niezwłoczny odbiór przesłanych na ten adres podań (postanowienie NSA z 10 września 2015 r. sygn. akt I OSK 1968/15, postanowienie NSA z 3 listopada 2015 r. sygn. akt I OSK 1940/15). Jednocześnie zaznacza się, że skutki błędów czy nieprawidłowości w zakresie kształtowania i obsługiwania przez organy administracji publicznej oficjalnych systemów służących do komunikacji z tymi organami (np. poczty elektronicznej, systemu ePUAP) nie mogą być przerzucane na korzystających z tych systemów (postanowienia NSA z 5 listopada 2015 r. sygn. akt I OZ 1414/15, wyrok NSA z 16 lutego 2016 r. sygn. akt I OSK 2186/14). Nieodebranie czy też nieodczytanie przez organ wysłanego do niego przy użyciu poczty elektronicznej wniosku, nie może obciążać wnioskodawcy (tak NSA w postanowieniu z 18 listopada 2015 r. sygn. akt I OSK 2897/15). Wydruk z poczty elektronicznej nadawcy stanowi dostateczny dowód, że wiadomość zawierająca wniosek została wysłana (wyrok NSA z 16 września 2016 r. sygn. akt I OSK 1924/16). Wszystkie orzeczenia są publikowane na www.nsa.orzeczenia.gov.pl.

Zgodzić się należy z Sądem pierwszej instancji, że przytoczone orzecznictwo dotyczyło głównie organów administracji publicznej. Nie można jednak zgodzić się z tym Sądem, że wyrażone w nim poglądy nie mają znaczenia w odniesieniu do podmiotów, które nie są organami administracji publicznej ale wykonują zadania publiczne. Należy oczywiście brać pod uwagę zakres wykonywanych zadań publicznych. Jednak nawet jeśli jest on niewielki, to nie zwalnia to tych podmiotów od takiego ukształtowania poczty elektronicznej, które pozwoli wnioskodawcom na skuteczne składanie wniosków – ale i zabezpieczyć się przed nieusprawiedliwionymi twierdzeniami osób, że wysłały wniosek, który na skutek ich własnych błędów czy nieprawidłowości działania systemów służących do komunikacji elektronicznej nie dotarł do adresata. Zatem także w stosunku do podmiotów zobowiązanych do udostępniania informacji publicznej, które nie są organami administracji publicznej, wymaga się w sytuacji wykazania dokumentem wysłania wniosku, wykazania, że wniosek ten nie dotarł do adresata.