Niepodpisany wniosek wysłany mailem nie może być podstawą decyzji odmownej

NSA potwierdził, że jeśli podmiot zobowiązany chce odmówić udostępnienia informacji publicznej w drodze decyzji, musi najpierw zadbać o formalne wymogi wniosku. Gdy wniosek został wysłany zwykłym e-mailem i nie był podpisany, organ powinien wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia podpisu. Wydanie decyzji odmownej bez takiego wezwania oznacza rażące naruszenie prawa i skutkuje nieważnością decyzji.

Kto i o co wnioskował, jak organ zareagował na wniosek

Wnioskodawca zwróciła się 29 listopada 2022 r. do przedsiębiorstwa — spółki z o.o. — o udostępnienie informacji publicznej dotyczącej wydatków związanych z zarządem i radą nadzorczą spółki.

Wnioskowała o informacje dotyczące:

• wysokości miesięcznego wynagrodzenia poszczególnych członków zarządu i rady nadzorczej od listopada 2018 r.,
• miesięcznych wydatkach związanych z funkcjonowaniem rady nadzorczej, w tym kosztach organizacji posiedzeń i wynajmu sal,
• miesięcznych wydatkach ponoszonych na rzecz członków rady nadzorczej z tytułu przejazdów, taksówek, najmu samochodów, eksploatacji, pobytu i noclegów — wraz z fakturami i rachunkami.

Spółka odmówiła udostępnienia informacji decyzją z 13 grudnia 2022 r., powołując się na nadużycie prawa do informacji publicznej. Twierdziła, że wnioskodawca składa wiele wniosków, które utrudniają działalność spółki, a jej działanie nie służy interesowi publicznemu, lecz prywatnemu.

Wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (II SA/Wa 285/23) wyrokiem z 21 lipca 2023 r. stwierdził nieważność decyzji spółki o odmowie udostępnienia informacji publicznej.

Sąd nie rozstrzygał merytorycznie, czy rzeczywiście doszło do nadużycia prawa do informacji publicznej. Kluczowe było to, że spółka wydała decyzję odmowną na podstawie wniosku przesłanego zwykłym mailem, który nie był podpisany ani własnoręcznie, ani kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym czy osobistym.

WSA wyjaśnił, że na pierwszym, odformalizowanym etapie dostępu do informacji publicznej wniosek nie musi spełniać wymogów z k.p.a. Jeśli jednak podmiot zobowiązany zamierza wydać decyzję odmowną albo umorzyć postępowanie, zaczynają mieć zastosowanie przepisy k.p.a. Wtedy wniosek musi spełniać wymogi podania, w tym wymóg podpisu.

Skoro spółka chciała wydać decyzję, powinna była najpierw wezwać M.K. do uzupełnienia braku formalnego, czyli podpisania wniosku. Ponieważ tego nie zrobiła, wydała decyzję jakby z urzędu, mimo że postępowanie w sprawie informacji publicznej może być wszczęte tylko na wniosek. To, zdaniem WSA, oznaczało rażące naruszenie prawa. Spółka złożyła skargę kasacyjną.

Wyrok NSA

Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną spółki (III OSK 2773/23) wyrokiem z 23 czerwca 2026 r. oddalił skargę kasacyjną spółki od wyroku WSA w Warszawie.

Spółka zarzucała, że WSA błędnie przyjął, iż przepisy k.p.a. stosuje się nie tylko do samej decyzji odmownej, ale także do postępowania poprzedzającego jej wydanie, w tym do formalnych wymogów wniosku o informację publiczną.

Co orzekł NSA i dlaczego

NSA uznał, że WSA prawidłowo stwierdził nieważność decyzji odmownej. Sąd kasacyjny podkreślił, że gdy organ lub inny podmiot zobowiązany chce zakończyć sprawę decyzją administracyjną — odmową udostępnienia informacji albo umorzeniem postępowania — do całego procesu wydawania tej decyzji stosuje się k.p.a.

Oznacza to, że wniosek o informację publiczną musi wtedy spełniać wymogi podania z art. 63 k.p.a., w tym wymóg podpisu. Jeżeli wniosek został złożony zwykłym mailem i nie zawiera podpisu, podmiot zobowiązany powinien wezwać wnioskodawcę do usunięcia braku formalnego w trybie art. 64 § 2 k.p.a.

NSA odrzucił zawężającą interpretację spółki, zgodnie z którą art. 16 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej odsyła do k.p.a. tylko w zakresie samej decyzji, a nie całego postępowania prowadzącego do jej wydania. Sąd wskazał, że ustawa mówi o stosowaniu k.p.a., a nie o jego „odpowiednim” stosowaniu ani o ograniczeniu wyłącznie do elementów decyzji. Ponadto sam art. 16 ust. 2 u.d.i.p. zawiera wyjątek dotyczący terminu rozpoznania odwołania, co pokazuje, że odesłanie obejmuje także przepisy ogólne postępowania administracyjnego.

W rezultacie NSA potwierdził, że wydanie decyzji odmownej na podstawie niepodpisanego wniosku stanowi rażące naruszenie prawa. Spółka powinna była najpierw wezwać wnioskodawczynię do podpisania wniosku, a dopiero po ewentualnym uzupełnieniu tego braku mogła wydać decyzję odmowną.