Czy sprawozdanie z rozpatrzenia skargi przez policję to informacja publiczna?

Wnioskodawca zwrócił się do komendanta wojewódzkiego policji z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej dotyczącej sprawozdań kończących kilka postępowań skargowych zarejestrowanych w rejestrze skarg i wniosków wydziału kontroli komendy.

Komendant nie udostępnił jednak informacji twierdząc, że wspomniane dokumenty wchodzą w skład akt postępowania skargowego, które regulują przepisy Ustawy o Policji oraz Kodeksu postępowania karnego. Zdaniem organu w sprawie nie ma więc zastosowania Ustawa o dostępie do informacji publicznej. Inaczej mówiąc, nie można wnioskować o te dokumenty w trybie dostępu do informacji publicznej. Dodatkowo wskazano, że udostępnienie nawet zanonimizowanych sprawozdań umożliwiłoby zidentyfikowanie danych osobowych policjantów, których dotyczyło postępowanie skargowe. Jednocześnie wyjaśniono, że organ posiada tylko jedno z żądanych sprawozdań – pozostałe akta zostały przekazane zgodnie z właściwością do jednostek podległych.

Wobec powyższego wnioskodawca skierował skargę na bezczynność do WSA w Gdańsku, który to w prawomocnym wyroku z 13 czerwca 2024 r. o sygn. akt III SAB/Gd 80/24 uwzględnił ją częściowo, zobowiązując komendanta do rozpoznania tej części wniosku, która dotyczyła sprawozdania posiadanego przez organ. 

W uzasadnieniu wyroku Sąd odniósł się co prawda do pojęć niewynikających z ustawy, jak dokument wewnętrzny czy dokument prywatny, ale mimo wszystko warto zaprezentować wywód, który doprowadził WSA w Gdańsku do stwierdzenia, że sprawozdania kończące postępowanie skargowe stanowią informację publiczną:

Mając na względzie przytoczony zakres pojęcia informacji publicznej, zdaniem Sądu, zgodzić należy się ze skarżącym, że żądane przez niego dokumenty, tj. dokumenty w postaci sprawozdań z postępowań skargowych, stanowią informację publiczną rozumieniu art. 1 ust. 1 u.d.i.p. Niewątpliwie zostały one wytworzone przez organy Policji w związku z realizacją przewidzianych prawem zadań, w tym czynnościami podjętymi na skutek złożonych skarg, co oznacza że mieszczą się w zakresie art. 6 u.d.i.p., a w konsekwencji podlegają udostępnieniu.

(…)

Nie może zmieniać tej oceny okoliczność, że objęte wnioskiem dokumenty dotyczą indywidualnej sprawy skargowej, co uniemożliwia jego ujawnienie w domenie publicznej. Indywidualny charakter rozpoznawanej sprawy nie przesądza bowiem o potraktowaniu jej, bądź nie, jako informacji publicznej. Oczywiście treści w dokumentach zawarte, istotne z punktu widzenia interesów obywatela (np. dane osobowe, dane wrażliwe, itp.) podlegają ochronie prawnej poprzez ograniczenie dostępu do takiej informacji (art. 5 u.d.i.p.). W orzecznictwie przyjmuje się zgodnie, że sam wniosek (tutaj skarga) wszczynający postępowanie nie stanowi informacji publicznej (zob. wyrok NSA z dnia 28 czerwca 2022 r. sygn. akt III OSK 5148/21). W dużym uproszczeniu należy wskazać, że wniosek wszczynający postępowanie w sprawie indywidualnej jest dokumentem prywatnym. Natomiast czynności podejmowane na skutek wszczęcia postępowania z tego wniosku mają wyłącznie charakter publicznoprawny, a dokumenty wytworzone przez funkcjonariusza publicznego i złożone do akt sprawy są dokumentami urzędowymi, a zatem zawierają informację publiczną. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądowym, akta prowadzonych przez organ Policji spraw, bez względu na ich rodzaj i charakter, zawierają informację o jego działalności. Notatki urzędowe funkcjonariuszy Policji niezależnie od tego, czy zostały sporządzone odręcznie, czy też w formie wydruku elektronicznego, czy maszynopisu, protokoły z przesłuchań świadków oraz wszelkie pisma urzędowe wychodzące z organu Policji i wpływające do niego w związku z prowadzoną sprawą posiadają walor informacji publicznej, dotyczą bowiem sfery faktów, zostały wytworzone w ramach sfery działalności organu administracji publicznej, zawierają informację o sposobie prowadzenia sprawy (zob. wyrok NSA z dnia 22 marca 2019 r. sygn. akt I OSK 1280/17).

Nadto wskazać należy, że nawet jeśli żądana informacja zawiera dane chronione ze względu na prywatność osoby fizycznej, to nie oznacza to, że informacja taka traci charakter informacji publicznej. Nadal jest informacją publiczną, ale zgodnie z art. 5 u.d.i.p. prawo do jej uzyskania podlega stosownym ograniczeniom. W takiej sytuacji organ może odmówić udostępnienia danej informacji, ale stosownie do art. 16 ust. 1 u.d.i.p zobligowany jest wydać decyzję w tym przedmiocie (por. wyrok NSA z dnia 7 lutego 2023 r. sygn. akt III OSK 6665/21).

Sąd wyjaśnił również, że właściwym trybem do udostępnienia wnioskowanych sprawozdań, jest tryb wynikający z Ustawy o dostępie do informacji publicznej:

Wbrew stanowisku organu, udostępnienie informacji dotyczącej treści sprawozdania kończącego postępowanie skargowe nie następuje w odrębnym uregulowanym trybie, wyłączającym zgodnie z art. 1 ust. 2 u.d.i.p. możliwość skutecznego dochodzenia udostępnienia informacji publicznej. W szczególności do sprawozdań tych nie znajdują zastosowania regulacje kodeksu postępowania karnego, także ustawa o Policji nie zawiera szczególnych regulacji iw tym zakresie, a wskazywany przez organ przepis art. 134i ust. 4 ustawy o Policji dotyczy postępowania dyscyplinarnego a nie postępowania skargowego.