Dysponenci III stopnia, czyli o rejestrach umów w wojewódzkiej administracji rządowej i samorządowej

Rejestry umów dają dużą wiedzę o działaniach administracji, jednak ich upublicznianie to długi proces.

Kancelaria Prezesa Rady Ministrów (KPRM) odmawia udostępnienia prowadzonych przez siebie rejestrów umów. Jak informował Dziennik Gazeta Prawna w artykule „Kancelaria premiera nie ujawnia rejestru swoich umów” opublikowanym 21 maja 2014 r. „prowadzone w KPRM rejestry mają co do zasady charakter wewnętrzny i porządkujący pracę komórek organizacyjnych, nie mają natomiast charakteru oficjalnego dokumentu, podlegającego zewnętrznemu udostępnianiu”. Argumentacji nie podzielił mieszkaniec, który złożył w tej sprawie skargę do WSA w Warszawie (sygn. akt II SAB/Wa 168/14). Nie spowodowało to jednak zmiany postępowania kancelarii premiera, stojącej na stanowisku, że „rejestr jest (…) związany z bieżącym działaniem urzędu, a nie odnosi się do spraw publicznych. Ma więc charakter roboczy, wewnętrzny i pomocniczy”.

Działania KPRM, jakkolwiek nie stanowią bezpośrednich wytycznych dla organów administracji rządowej, z pewnością nie pozostaną bez echa. Trudno bowiem uznać, że jeden z najważniejszych urzędów w państwie daje dobry przykład na rzecz jawności, argumentując, że prowadzony w KPRM rejestr nie jest podpisywany przez funkcjonariusza publicznego i dlatego nie stanowi informacji publicznej.

Jawność sprzyja administracji. Rejestry umów w województwach

W 2014 roku rozpoczęliśmy akcję na rzecz zwiększenia przejrzystości funkcjonowania administracji w ramach kampanii „Jawność sprzyja” Sieci Obywatelskiej – Watchdog Polska. Od początku 2014 roku badamy, czy wojewodowie, jako terenowe organy administracji rządowej, prowadzą rejestry umów, jeśli tak to w jakiej formie oraz czy planują ich udostępnianie. Niezależnie od planów wojewodów, rozpoczęliśmy wnioskowanie o udostępnienie prowadzonych rejestrów. Podobne czynności podjęliśmy wobec Marszałków Województw w sprawie rejestrów umów prowadzonych w Urzędach Marszałkowskich. Pierwsze rezultaty i zgromadzone informacje publiczne publikujemy niżej w formie tabeli oraz ilustracji.

 

TABELA 1
Centralne rejestry umów prowadzone przez Urzędy Marszałkowskie i Urzędy Wojewódzkie

W 13 spośród 16 Urzędów Wojewódzkich prowadzone są centralne rejestry umów. Za wyjątkiem Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego, gdzie rejestr prowadzony jest w formie papierowej, w przypadku 12 pozostałych województw rejestry prowadzone są w formie elektronicznej. Wojewodowie: Lubuski, Opolski oraz Podlaski poinformowali, że nie prowadzą takich rejestrów. W przypadku Województwa Lubuskiego rejestr umów prowadzony jest wyłącznie w Biurze Logistyki. W Województwie Opolskim wybrane rejestry prowadzone są wyłącznie w formie papierowej, zaś Wojewoda Podlaski poinformował Sieć Obywatelską – Watchdog Polska, że „Podlaski Urząd Wojewódzki nie prowadzi rejestru zawieranych przez Urząd umów”, jednak jak informuje Wojewoda „planujemy w bieżącym roku wprowadzić rejestr umów, jako kolejną aplikację do działającego w Urzędzie systemu – Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).”

CENTRALNE REJESTRY UMÓW_UW.JPG

W 12 spośród 16 Urzędów Marszałkowskich prowadzone są rejestry umów. W Urzędach Marszałkowskich Województw Świętokrzyskiego oraz Opolskiego rejestry prowadzone są w formie papierowej. W Urzędach Marszałkowskich Województw  Lubuskiego, Podlaskiego, Pomorskiego i Warmińsko-Mazurskiego centralne rejestry umów nie są prowadzone. Jak poinformował nas Marszałek Województwa Pomorskiego, „ze względu na mnogość zadań województwa, należących do kompetencji poszczególnych komórek organizacyjnych, w Urzędzie Marszałkowskim nie funkcjonuje jednolity rejestr umów zawieranych z Urzędem. Ponadto w chwili obecnej nie planuje się zakupu, ani wdrożenia oprogramowania niezbędnego do prowadzenia ww. rejestru w postaci dedykowanego systemu do jego obsługi”. Podobnie stwierdził Marszałek Województwa Warmińsko-Mazurskiego przesyłając wyjaśnienia, iż „obecnie nie są w Urzędzie Marszałkowskim prowadzone prace wdrożeniowe zmierzające do utworzenia rejestru umów”.

CENTRALNE REJESTRY UMÓW_UMW.JPG

Jedynym urzędem publikującym rejestr umów w Internecie jest Zachodniopomorski Urząd Marszałkowski. Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego „rozważa możliwość ewentualnej publikacji rejestru” w związku z pracami nad nową stroną Biuletynu Informacji Publicznej. Centralny Rejestr Umów Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego.

Wyłącznie do użytku wewnętrznego, czyli podejście administracji do jawności

Wszystkie urzędy wojewódzkie poinformowały nas, że nie planują publikacji rejestrów. Jeden urząd marszałkowski publikuje rejestr, jeden rozważa jego opublikowanie.

„Prowadzony rejestr nie jest publikowany i nie jest planowana publikacja” (Wielkopolski Urząd Wojewódzki). „Rejestr umów K-PUW nie jest publikowany i w najbliższych planach nie zamierzamy go upubliczniać” (Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki). „Aktualnie rejestr nie podlega publikacji. Według wiedzy na dzień sporządzenia niniejszej odpowiedzi [19 lutego 2014 r.] nie istnieją także żadne przesłanki przemawiające za jego przyszłą publikacją” (Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego). Tak brzmiały standardowe odpowiedzi na pytanie, czy rejestr umów jest bądź będzie opublikowany.

Wojewoda Pomorski poinformował nas, że jakkolwiek „Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku prowadzi rejestr umów w formie elektronicznej, przy użyciu programu EXCEL, to „rejestr prowadzony jest tylko dla potrzeb wewnętrznych, dysponenta III stopnia, nie ma możliwości jego publikacji i rozpowszechniania”. Rejestr prowadzony w formie papierowej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Świętokrzyskiego również „służy wyłącznie do użytku wewnętrznego”.

Na podstawie zebranych danych stwierdzamy, że Centralne Rejestry Umów funkcjonują w urzędach od lat, rejestry prowadzone są poza wymienionymi już wyjątkami w formie elektronicznej, w postaci arkuszy kalkulacyjnych, przy wykorzystaniu baz danych oraz w formacie plików tekstowych. Podkreślamy, że nie ma żadnych przeszkód prawnych dla ich udostępniania w Biuletynach Informacji Publicznej.

Przykładowe urzędy powoływały się na następujące przepisy regulujące funkcjonowanie rejestrów:

• ŁÓDZKIE: Zarządzenie Dyrektora Generalnego Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego Nr 5/2013 z dnia 29 stycznia 2013 r.; Zarządzenie nr 114/13 Marszałka Województwa Łódzkiego z dnia 19 grudnia 2013 r.
• DOLNOŚLĄSKIE: Zarządzenie nr 28 Dyrektora Generalnego Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego z dnia 12 grudnia 2007 r. w sprawie rejestracji umów zawieranych w Dolnośląskim Urzędzie Wojewódzkim;
• ŚLĄSKIE: Zarządzenie nr 00026/2014 Marszałka Województwa Śląskiego z dnia 24 lutego 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia Centralnego Rejestru Umów i Centralnego Rejestru Porozumień w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego; Regulamin organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego;
• PODKARPACKIE: Zarządzenie nr 24/2011 Marszałka Województwa Podkarpackiego z dnia 3 marca 2011 r. w sprawie określenia organizacji wewnętrznej oraz szczegółowego zakresu działania Departamentu Budżetu i Finansów.
  Niektóre umowy w niektórych komórkach, czyli brak prac nad wdrożeniem rejestrów

Wśród 7 Urzędów Wojewódzkich i Marszałkowskich nie posiadających  centralnych rejestrów umów, jedynie Podlaski Urząd Wojewódzki prowadzi prace nad wprowadzeniem takiego rejestru. Jak poinformował nas Wojewoda „obecnie programiści kończą prace nad aplikacją umożliwiającą prowadzenie takiego rejestru w systemie EZD”.

W tym samym województwie Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego nie podejmuje „żadnych czynności zmierzających do wdrożenia takiego rejestru i publikacji pochodzących z niego danych”. W Opolskim Urzędzie Wojewódzkim „rejestry niektórych umów prowadzone są w formie papierowej w poszczególnych komórkach organizacyjnych. […] Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu nie planuje wdrożenia rejestru umów w formie elektronicznej”.  Podobnie Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego informuje, że „nie są w Urzędzie Marszałkowskim prowadzone prace wdrożeniowe zmierzające do utworzenia rejestru umów”.

Niestety również w nowo wydawanych zarządzeniach, jak np. w Zarządzeniu nr 00026/2014 Marszałka Województwa Śląskiego z dnia 24 lutego 2014 r., w sprawie sposobu prowadzenia Centralnego Rejestru Umów i Centralnego Rejestru Porozumień w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego znajdują się zapisy, które z niezrozumiałych przyczyn ograniczają dostęp do rejestrów.  W paragrafie 4 ww. zarządzenie traktuje, że „1. Zapewnia się dostęp (do odczytu) do rejestrów, o których mowa w par. 1 ust. 1, dla pracowników wyznaczonych przez kierowników komórek organizacyjnych Urzędu.”

Wnioski, rekomendacje, działania

Wnioski:

Tak w Urzędach Wojewódzkich jak i Marszałkowskich (za wyjątkiem Zachodniopomorskiego Urzędu Marszałkowskiego) rejestry umów zawierające podstawowe dane, takie jak numer umowy, przedmiot umowy, nazwę firmy/imię i nazwisko osoby zawierającej umowę, jej wysokość oraz termin podpisania,  stanowią dokumenty niepublikowane w Biuletynach Informacji Publicznej. Urzędy nie widzą również potrzeby stworzenia mieszkańcom możliwości swobodnego zapoznawania się, np. przez strony internetowe, z tworzonymi przez siebie rejestrami. Urzędy posługują się błędną interpretacją przyjmującą, że rejestr umów dostępny jest wyłącznie dla uprawnionych urzędników.

Rekomendujemy:

• wprowadzenie obowiązku prowadzenia centralnych rejestrów umów w formie elektronicznej we wszystkich Urzędach Wojewódzkich i Marszałkowskich,
• o ile jest to możliwe, ujednolicenie sposobu prowadzenia rejestrów (elektronicznie np. w formie arkuszy kalkulacyjnych),
• udostępnianie rejestrów w Internecie.

Sieć Obywatelska – Watchdog Polska zwróci się, w trybie wniosku z art. 241 Kodeksu Postępowania Administracyjnego, do Ministra Administracji i Cyfryzacji o zobowiązanie Wojewodów do prowadzenia Centralnych Rejestrów Umów, publikowanych w Internecie i na bieżąco aktualizowanych.

Już niebawem rozpoczniemy publikowanie pierwszych rejestrów umów otrzymanych z urzędów wojewódzkich i marszałkowskich. W przypadku postępowań sądowych, będziemy o nich informować na bieżąco.