Gdy organ się spóźni, wnioskodawca nie zapłaci – sztywny termin na naliczenie opłaty

Przepisy ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (u.d.i.p.) przewidują pewne terminy na dokonanie określonych czynności. Jednym z nich, zawartym w art. 15 ust. 2 u.d.i.p., jest 14-dniowy termin na powiadomienie wnioskodawcy o naliczonej opłacie za udostępnienie informacji publicznej.

Termin ten sztywno wiąże podmiot zobowiązany do udostępnienia informacji. Sądy w swoim orzecznictwie podkreślają, że naliczenie opłaty po upływie 14 dni od złożenia wniosku jest niedopuszczalne.

Charakter opłaty za udostępnienie informacji publicznej

Co do zasady dostęp do informacji publicznej jest bezpłatny, o czym przesądza art. 7 ust. 2 u.d.i.p. Zawarta w art. 15 ustawy możliwość obciążenia wnioskodawcy opłatą za udostępnienie informacji stanowi zatem wyjątek od reguły i może mieć zastosowanie jedynie w ściśle określonych przypadkach. Przede wszystkim opłata za udostępnienie informacji może obejmować wyłącznie dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku. Mechanizm z art. 15 u.d.i.p. nie może więc służyć do obciążania wnioskodawcy zwykłymi kosztami działania podmiotu zobowiązanego; tytułem przykładu, niemożliwe jest przerzucenie na wnioskodawcę kosztów wynagrodzenia pracownika opracowującego informację w ramach obowiązków służbowych w standardowych godzinach pracy.

Potwierdzają to również sądy. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego regulacja z art. 15 u.d.i.p. upoważnia podmiot zobowiązany do naliczenia opłaty tylko w sytuacjach wyjątkowych, kiedy podmiot ten ponosi dodatkowo rzeczywiste i realne koszty związane z udostępnieniem informacji w sposób lub w formie wybranych przez wnioskodawcę (zob. np. wyrok NSA z 4.11.2021 r., III OSK 437/21).

Naliczenie opłaty z 227-dniowym uchybieniem terminu

W ramach prowadzonego przez nas poradnictwa udzielaliśmy wsparcia osobie, która domagała się udostępnienia informacji publicznej od jednej ze spółek komunalnych. Spółka ta po raz pierwszy powiadomiła wnioskodawcę o naliczeniu opłaty za udostępnienie interesującej go informacji z zachowaniem 14-dniowego terminu na dokonanie tej czynności. Wnioskodawca, po bezskutecznym wezwaniu spółki do usunięcia naruszenia prawa, zaskarżył akt naliczający opłatę do sądu administracyjnego.

Postanowieniem z 12 września 2024 r., sygn. I SA/Op 601/24, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu odrzucił skargę, ponieważ mail naliczający opłatę zawierał istotne uchybienia formalne: brak było, w ocenie Sądu, danych pozwalających zidentyfikować wnioskodawcę, niebudzącego wątpliwości określenia adresata oraz podpisu elektronicznego. Tym samym, w ocenie WSA, pismo nie mogło zostać uznane za akt administracyjny i naliczenie opłaty od samego początku było nieskuteczne. Od wydanego orzeczenia spółka nie wniosła skargi kasacyjnej i stało się ono prawomocne.

Po upływie kilku miesięcy spółka ponownie, tym razem z dochowaniem wymogów formalnych, podjęła próbę obciążenia wnioskodawcy kosztami udostępnienia informacji. Wnioskodawca ponownie skierował do spółki wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a następnie — wobec bezskuteczności wezwania — zaskarżył akt naliczający opłatę do sądu. Wnioskodawca w swojej skardze podniósł, że w jego sprawie do obciążenia go opłatą doszło po upływie 241 dni od dnia złożenia wniosku i z rażącym, 227-dniowym, uchybieniem terminu, o jakim mowa w art. 15 ust. 2 u.d.i.p. Zaakcentował też, że to na spółce, jako na podmiocie profesjonalnym, ciążyła odpowiedzialność za prawidłowe formułowanie i podpisywanie kierowanych do wnioskodawców pism i w konsekwencji bez znaczenia pozostawać powinien fakt, że pierwotny akt naliczający opłatę uznany został z powodu uchybień formalnych za nieskuteczny. Odmienna interpretacja, zdaniem wnioskodawcy, prowadziłaby do obarczenia go negatywnymi konsekwencjami błędów i niekompetencji po stronie samego podmiotu zobowiązanego.

WSA: naliczenie opłaty możliwe tylko w terminie 14 dni od złożenia wniosku

Wyrokiem z 24 kwietnia 2025 r., sygn. I SA/Op 143/25,Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu uwzględnił skargę wnioskodawcy i uchylił akt naliczający opłatę. W uzasadnieniu orzeczenia Sąd wskazał między innymi, że nieprawidłowe było poinformowanie wnioskodawcy o obciążeniu go opłatą po upływie 14 dni od złożenia wniosku o udostępnienie informacji. WSA podkreślił, że 14-dniowy termin na dokonanie tej czynności nie jest terminem instrukcyjnym, ale wiąże podmiot zobowiązany do udostępnienia informacji i „tylko w tak zakreślonych ramach czasowych podmiot ten jest uprawniony do skorzystania ze swych kompetencji”.

Stanowisko opolskiego sądu administracyjnego koresponduje z dotychczasową linią orzeczniczą sądów administracyjnych. Wystarczy przywołać orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego (III OSK 2091/22). Utrzymał tym samym w mocy rozstrzygnięcie WSA w Warszawie, w myśl którego „aktywność organu, wykraczająca poza ten przedział czasowy […] nie ma prawnego umocowania i niewątpliwie narusza prawo materialne, skutkując działaniem bez należytej podstawy prawnej” ( IV SA/Wr 812/21). Tożsamej interpretacji prawa dokonywały także inne składy orzekające (zob. m.in.: wyrok WSA we Wrocławiu z 31.05.2023 r., IV SAB/Wr 11/23; wyrok WSA we Wrocławiu z 24.05.2023 r., IV SA/Wr 135/23).

Wskazówki dla wnioskodawców

Choć udostępnienie informacji publicznej co do zasady powinny być bezpłatne, niekiedy podmioty zobowiązane starają się obciążyć opłatą za jej udostępnienie wnioskodawców. W niektórych przypadkach próba naliczenia takiej opłaty może stanowić przejaw wywoływania tzw. efektu mrożącego, a więc mającego na celu zniechęcić do składania wniosków o udostępnienie informacji w przyszłości. Zawsze w razie naliczenia opłaty za udostępnienie informacji warto zweryfikować, czy podmiot zobowiązany uczynił to w ustawowym 14-dniowym terminie liczonym od dnia złożenia wniosku.

Nawet gdyby jednak dany podmiot dokonał wskazanej czynności w tym terminie, wciąż może okazać się, że naliczenie opłaty było nieprawidłowe. Aby ocenić szanse na zakwestionowanie aktu naliczającego opłatę, zachęcamy do kontaktu z naszą Poradnią.

Działanie finansowane jest w ramach projektu PROTEUS Fundacji Transatlantyckiej, współfinansowane przez Unię Europejską we współpracy z programem ECE The German Marshall Fund.

Grantodawca zastrzega, że przedstawione w powyższym tekście poglądy i opinie są wyłącznie poglądami autora (autorów) i nie muszą odzwierciedlać poglądów Unii Europejskiej lub Agencji Wykonawczej Europejskiej Rady ds. Innowacji i ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw (EISMEA). Unia Europejska, ani organ przyznający dotację nie ponoszą za nie odpowiedzialności.