O jakich terminach należy pamiętać, wnioskując o informację publiczną?

Często do naszej poradni prawnej trafiają pytania dotyczące terminów związanych z udostępnianiem informacji. Najczęściej chodzi o czas realizacji wniosku czy termin odpowiedzi na skargę. Dlatego postanowiliśmy zebrać w jednym miejscu i opisać wszystkie terminy związane z udostępnianiem informacji publicznej.

14-dniowy termin udostępnienia informacji publicznej (art. 13 ust. 1 Ustawy o dostępie do informacji publicznej – dalej jako u.d.i.p)

Jednym z częściej używanych przepisów dotyczących terminów udostępnienia informacji publicznej jest 14-dniowy termin wskazany w art. 13 ust. 1 u.d.i.p.:

Udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, z zastrzeżeniem ust. 2 i art. 15 ust. 2.

Oznacza to, że organ zobowiązany ma 14 dni na udzielenie odpowiedzi bądź odmowę, licząc od dnia doręczenia mu wniosku. Jeżeli organ postanowił nie udostępnić informacji, powinien w terminie wynikającym z przywołanego przepisu wyjaśnić też przyczyny takiego działania – np. żądana informacja nie może być uznana za informację publiczną bądź organ nią nie dysponuje. Podsumowując, organ zobowiązany udziela odpowiedzi na wniosek o udostępnienie informacji publicznej w terminie 14 dni – bez względu na to, czy żądana informacja zostanie udostępniona czy nie. Wyjątki od wyżej wskazanego przepisu zostały opisane w kolejnych punktach.

2-miesięczny termin udostępnienia informacji publicznej (art. 13 ust. 2 u.d.i.p)

Wyjątkiem od reguły 14-dniowego terminu udostępnienia informacji publicznej jest przepis z art. 13 ust. 2 u.d.i.p.:

Jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w terminie określonym w ust. 1, podmiot obowiązany do jej udostępnienia powiadamia w tym terminie o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku.

W sytuacji, kiedy informacja publiczna nie może być udostępniona w podstawowym 14-dniowym terminie, organ zobowiązany jest do powiadomienia wnioskodawcy o przyczynach opóźnienia oraz o terminie, w którym informacja zostanie udostępniona. Organ powinien poinformować wnioskodawcę/wnioskodawczynię o wydłużeniu terminu na udzielenie odpowiedzi w przeciągu 14 dni od otrzymania wniosku. Przywołany wyżej przepis wprost nie wskazuje, jakie okoliczności opóźnienia są ustawowo dopuszczalne, ale w orzecznictwie podkreśla się, że muszą to być powody bezpośrednio związane z opóźnieniem w udostępnieniu konkretnej informacji publicznej np. znaczna ilość danych wskazanych we wniosku o udostępnienie informacji publicznej, która wymaga od organu dokonania bardziej wnikliwej analizy. W takiej sytuacji organ mógłby skorzystać z wydłużonego 2-miesięcznego terminu na udzielenie odpowiedzi.

Niezwłoczny termin na udostępnienie informacji publicznej w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku (art. 10 ust. 2 u.i.d.p)

Informując o terminach z u.d.i.p., należy również wspomnieć o trybie udostępniania informacji na wniosek ustny. Tryb ten nie jest zbyt często stosowany, ale należy o nim pamiętać. Art. 10 ust. 2 u.i.d.p. brzmi następująco:

Informacja publiczna, która może być niezwłocznie udostępniona, jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku.

Ustne wyrażenie woli pozyskania informacji publicznej jest zatem możliwe, ale tylko w sytuacji, kiedy podmiot zobowiązany do udzielenia informacji może to uczynić niezwłocznie tj. bez przeznaczania większej ilości czasu czy zasobów na przygotowanie takiej informacji. W przeciwnym razie podmiot zobowiązany powinien poinformować o konieczności złożenia wniosku o udostępnienie informacji publicznej na piśmie. Interpretacji znaczenia niezwłoczności z art. 10 ust. 2 u.d.i.p. dokonał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach:

Postulat niezwłocznego udostępnienia informacji publicznej będzie mógł zostać zrealizowany tylko w stosunku do takiej informacji, która pod względem formy i treści wiernie odpowiada żądaniu podmiotu zainteresowanego jej uzyskaniem, a ponadto do jej udostępnienia nie jest konieczne wykonanie dodatkowych, czasochłonnych czynności związanych z jej przygotowaniem czy odszukaniem.

14-dniowy termin na złożenie ponownie wniosku o udostępnienie informacji publicznej przez wnioskodawcę/wnioskodawczynię w formie wskazanej przez organ (art. 14 ust. 2 u.i.d.p)

Zgodnie z art. 14 ust. 2 u.i.d.p:

Jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w sposób lub w formie określonych we wniosku, podmiot obowiązany do jej udostępnienia powiadamia pisemnie wnioskodawcę o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem i wskazuje, w jaki sposób lub w jakiej formie informacja może być udostępniona niezwłocznie.  W takim przypadku, jeżeli w terminie 14 dni od powiadomienia wnioskodawca nie złoży wniosku o udostępnienie informacji w sposób lub w formie wskazanych w powiadomieniu, postępowanie o udostępnienie informacji umarza się.

Co do zasady, sposób udostępnienia żądanej informacji publicznej zależy przede wszystkim od wnioskodawcy/wnioskodawczyni. Składając wniosek o udostępnienie informacji publicznej, można wskazać żądaną formę udzielenia odpowiedzi przez organ np. poprzez przesłanie jej na skrzynkę ePUAP, przesłanie mailem lub wysłanie odpowiedzi pocztą tradycyjną. Podmiot zobowiązany do udzielenia odpowiedzi jest ograniczony treścią wniosku o udzielenie informacji publicznej i nie może bez zgody wnioskodawcy dokonywać modyfikacji, również dotyczących sposobu udostępnienia informacji publicznej. Może jednak wezwać wnioskodawcę do zmiany formy udostępnienia, uzasadniając, dlaczego nie może zrealizować wniosku w formie pierwotnie wskazanej. W praktyce oznacza to na przykład, że podmiot zobowiązany nie jest w stanie przesłać pliku z danymi drogą elektroniczną z uwagi na brak potrzebnego sprzętu i wzywa wnioskodawcę do ponownego złożenia wniosku, w którym poprosi o udostępnienie danych w formie papierowej, nie elektronicznej. Wnioskodawca jest zobowiązany do ponownego złożenia wniosku uwzględniającego zmianę formy udzielenia odpowiedzi w terminie 14 dni od odebrania powiadomienia. Jeżeli nie dopełni obowiązku wynikającego z art. 14 ust. 2 u.i.d.p, organ zobowiązany umarza postępowanie o udzielenie informacji publicznej.

14-dniowy termin na powiadomienie o wymogu wniesienia opłaty (art. 15 ust. 1 i ust. 2 u.d.i.p)

W art. 7 ust. 2 u.d.i.p. ustanowiona jest zasada bezpłatności dostępu do informacji publicznej. Wyjątkiem od reguły jest komentowany przepis z art. 15 ust. 1 i ust. 2 u.d.i.p., który reguluje ponoszenie kosztów za udostępnienie informacji, ale tylko w sprawach indywidualnych, stanowiąc wyjątek od zasady bezpłatności. Jeżeli organ udostępniający informację publiczną podejmie decyzję o nałożeniu opłaty, ma obowiązek powiadomienia wnioskodawcy nie tylko o jej wysokości, ale również o tym, że udostępnienie informacji zgodnie z wnioskiem nastąpi po upływie 14 dni od powiadomienia wnioskodawcy o obowiązku wniesienia opłaty (wyjątek od reguły wskazanej w art. 13 ust. 1 u.d.i.p).

14-dniowy termin na rozpoznanie odwołania od decyzji organu zobowiązanego (art. 16 ust. 2 pkt 1 u.d.i.p.)

14-dniowy termin wskazany w art. 16 ust. 2 pkt 1 u.d.i.p. ma zastosowanie jedynie w sytuacji, kiedy mamy do czynienia z dwuinstancyjnością postępowania – oznacza to, że kontrolę nad organem, od którego otrzymaliśmy decyzję odmowną, sprawuje organ wyższego stopnia. W przypadku wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starosty i marszałka województwa będzie to Samorządowe Kolegium Odwoławcze (SKO), ale już dla wojewódzkiego oddziału NFZ – Prezes NFZ. W sytuacji, kiedy organ zobowiązany do udzielenia informacji publicznej wyda decyzję o odmowie udostępnienia informacji publicznej lub decyzję o umorzeniu postępowania o udostępnienie informacji, stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. W przypadku możliwości złożenia odwołania do organu II instancji należy pamiętać, że odwołanie składamy za pośrednictwem organu, który wydał decyzję odmowną. Więcej informacji o postępowaniu odwoławczym i skargowym znaleźć można w artykule: Odwołanie/Skarga na decyzję odmowną. Termin 14-dniowy na rozpoznanie odwołania od decyzji wskazany w art. 16 ust. 2 pkt. 1 u.d.i.p. jest terminem przeznaczonym dla organu wyższego stopnia na rozpoznanie odwołania. Wyżej wskazany termin liczony jest od dnia doręczenia organowi zobowiązanemu odwołania od decyzji. Co istotne, termin, o którym mowa w art. 16 ust. 2 pkt. 1 u.d.i.p, nie jest terminem wiążącym dla organu — co oznacza, że nie ponosi żadnych konsekwencji, przekraczając 14-dni na udzielenie odpowiedzi.

15-dniowy termin na przekazanie akt i odpowiedzi na skargę i 30-dniowy termin na udzielenie odpowiedzi na skargę (art. 21 ust. 1 i 2 u.d.i.p)

Do skarg rozpatrywanych w postępowaniu o udostępnienie informacji publicznej stosuje się przepisy ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Ustawodawca w u.d.i.p w art. 21 ust. 1 i 2 u.d.i.p. wprowadził dwuinstancyjną sądową kontrolę decyzji administracyjnych wydawanych w postępowaniu o udzielenie informacji publicznej. Pierwszy mechanizm kontrolny został wskazany w art. 21 ust. 1 u.d.i.p.: Przekazanie akt i odpowiedzi na skargę następuje w terminie 15 dni od dnia otrzymania skargi (podkreślenie autorki) oraz w art. 21 ust. 2 u.d.i.p: Skargę rozpatruje się w terminie 30 dni od dnia otrzymania akt wraz z odpowiedzią na skargę (podkreślenie autorki). Powyższe zapisy będą miały zastosowanie przede wszystkim w sytuacji, kiedy organ, od którego otrzymaliśmy decyzję odmowną, nie posiada wyższego organu kontroli (np. minister) – w takiej sytuacji możemy złożyć skargę na decyzję organu do sądu administracyjnego, ale za pośrednictwem skarżonego organu. Ma on 15 dni na przesłanie naszej skargi, wraz z dokumentacją, do odpowiedniego sądu administracyjnego. Następnie po przekazaniu sprawy do właściwego sądu, w związku z art. 21 ust. 2 u.d.i.p., sąd ma 30 dni na rozpatrzenie skargi — termin ten nie jest wiążący – co oznacza, że sąd nie ponosi żadnych konsekwencji, przekraczając 30-dni na udzielenie odpowiedzi.

Poza terminami wskazanymi w u.d.i.p. warto przyjrzeć się również tym wskazanym w ustawie Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (dalej: „p.p.s.a”), ponieważ są one często wykorzystywane w postępowaniu o udzielenie informacji publicznej.

7-dniowy termin na uzupełnienie braków formalnych pisma (art. 49 §  1 p.p.s.a)

W postępowaniu skargowym zastosowanie będą miały przepisy p.p.s.a. (pkt. 7 pow.). Jeżeli wnioskodawca wniósł skargę albo inne pismo w sprawie, które nie spełnia warunków formalnych – to pismo nie zostanie rozpoznane przez sąd. Zgodnie z brzmieniem art. 49 ust. 1 p.p.s.a:

Jeżeli pismo strony nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, przewodniczący wzywa stronę o jego uzupełnienie lub poprawienie w terminie siedmiu dni pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania, chyba że ustawa stanowi inaczej.

W praktyce, jeżeli strona sądowa wzywa do uzupełnienia braków formalnych, to strona wnosząca pismo jest zobowiązana do ich uzupełnienia w terminie 7 dni. Za brak formalny uznaje się m.in.: brak podpisu na piśmie, brak określenia strony przeciwnej czy niedołączenie wymaganych odpisów pisma. Co istotne, termin 7-dniowy jest terminem ustawowym, który nie może być skracany ani przedłużany. Jeżeli z przyczyn od strony niezależnych termin ten nie może być zachowany, stronie przysługuje ewentualny wniosek o przywrócenie terminu do usunięcia braków. Zgodnie z art. 49 ust. 2 p.p.s.a. nieuzupełnienie lub niepoprawienie pisma w terminie przez stronę wnoszącą skutkuje pozostawieniem go bez rozpoznania. Na zarządzenie przewodniczącego przysługuje zażalenie (art. 49 § 2 p.p.s.a.).

7-dniowy termin na złożenie wniosku o uzasadnienie wyroku w przypadku oddalenia skargi przez sąd (art. 141 § 2 p.p.s.a)

Ustawa p.p.s.a. wskazuje 7-dniowy termin dla strony na złożenie wniosku o uzasadnienie wyroku w przypadku oddalenia wniesionej skargi. Termin 7-dniowy do złożenia wniosku o sporządzenie uzasadnienia wyroku biegnie od dnia ogłoszenia wyroku (jeśli strona jest na rozprawie) albo doręczenia odpisu sentencji wyroku. Jest to termin ustawowy, który nie może być przedłużony ani skrócony. W dalszej części komentowanego przepisu sprecyzowany jest 14-dniowy termin dla sądu na sporządzenie przedmiotowego uzasadnienia wyroku:

W sprawach, w których skargę oddalono, uzasadnienie wyroku sporządza się na wniosek strony zgłoszony w terminie siedmiu dni od dnia ogłoszenia wyroku albo doręczenia odpisu sentencji wyroku. Uzasadnienie wyroku sporządza się w terminie czternastu dni od dnia zgłoszenia wniosku.

Dodać również należy, że par. 3 omawianego przepisu, przyjmuje możliwość wydłużenia 14-dniowego terminu na przygotowanie uzasadnienia przez sąd, w przypadku wystąpienia sprawy zawiłej: W sprawie zawiłej, w razie niemożności sporządzenia uzasadnienia w terminie, o którym mowa w § 1 i 2, prezes sądu może przedłużyć ten termin na czas oznaczony, nie dłuższy niż trzydzieści dni.

14-dniowy termin na wniesienie odpowiedzi na skargę kasacyjną przez stronę (art. 179 p.p.s.a) 

Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi dopuszcza możliwość wniesienia skargi kasacyjnej od wydanego przez Wojewódzki Sąd Administracyjny wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie (art. 173 par. 1 p.p.s.a). Należy pamiętać, że w przypadku skargi kasacyjnej obowiązuje przymus adwokacko-radcowski, co oznacza, że w celu wniesienia skargi kasacyjnej wymagane jest skorzystanie z profesjonalnej pomocy prawnej (art. 175 par. 1 p.p.s.a). Termin na wniesienie skargi kasacyjnej wynosi 30 dni od dnia doręczenia stronie odpisu orzeczenia z uzasadnieniem (art. 177 par. 1 p.p.s.a).

Ustawa p.p.s.a. przewiduje obowiązek doręczenia stronom postępowania odpisu skargi kasacyjnej.
W związku z tym ustawodawca, w omawianym przepisie z art. 179 p.p.s.a., daje zainteresowanej stronie szansę ustosunkowania się do żądań zawartych w skardze kasacyjnej i ewentualnego podniesienia zarzutów i argumentów przeciwko podstawom kasacyjnym w terminie 14 dni od otrzymania przez stronę odpisu skargi kasacyjnej. Należy jednak podkreślić, że wniesienie odpowiedzi na skargę kasacyjną przez stronę jest czynnością fakultatywną, niepowodującą żadnych negatywnych dla niej konsekwencji prawnych.

 

*Maja Pietrusiewicz – aplikantka radcowska i kryminolożka. Współzałożycielka i członkini zarządu Fundacji Widzialne, działającej na rzecz zwiększenia poczucia pewności siebie i świadomości kobiet, w tym w szczególności kobiet z doświadczeniem migracji. W swojej codziennej pracy zajmuje się działaniami mającymi na celu poprawę sytuacji prawnej osób z grup wykluczonych, poprzez edukację o prawie do uzyskiwania informacji publicznej i kontrolowania działania władz w kontekście łamania praw człowieka. Prywatnie miłośniczka książek i filmów, prowadząca comiesięczne spotkania Klubu Książki i Klubu Filmowego.