Kiedy mija termin na odpowiedź? Praktyczny przewodnik po terminach w dostępie do informacji publicznej

Przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej określają terminy odpowiedzi na wniosek (kwestię tę omówiliśmy w osobnym artykule). Stosowanie tych terminów w praktyce napotyka jednak pewien problem, gdyż ustawodawca nie uregulował kwestii ich obliczania ani też nie odesłał w tym zakresie do innych aktów normatywnych. Jak wobec tego należy liczyć terminy przy udostępnianiu informacji publicznej na wniosek?

Choć sposób liczenia terminów nie jest w żaden sposób uregulowany w ustawie o dostępie do informacji publicznej, nie oznacza to jednak, że panuje tu dowolność. Obliczenie terminu jest istotne chociażby dla ustalenia momentu, od którego adresat wniosku znajduje się w bezczynności w zakresie udzielenia informacji.

Nauka prawa administracyjnego znalazła sposób na wyjście z tego problemu, sięgając do uregulowań o charakterze uniwersalnym, a za takie uważa się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. Zasadą jest, że do odformalizowanego postępowania o udostępnienie informacji publicznej nie znajdują zastosowania przepisy tego kodeksu, chyba że podmiot zobowiązany rozważa wydanie decyzji odmownej. W piśmiennictwie[1] zrodził się jednak pogląd, w myśl którego można posiłkować się przepisami K.p.a. przy liczeniu terminu w sytuacji udostępnienia informacji publicznej. Pogląd ten podzieliły sądy administracyjne[2].

“Zapożyczenia” z Kodeksu postępowania administracyjnego

W związku z powyższym, 14-dniowy termin na udostępnienie informacji publicznej na wniosek powinien być liczony z uwzględnieniem treści art. 57 § 1 i 4 K.p.a.:

Art. 57 §1

 Jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło. Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu.

Dzień, w którym wniosek wpłynął nie jest wliczany do 14-dniowego terminu, przewidzianego dla udzielania informacji – termin zacznie swój bieg dopiero w następnym dniu. Końcem terminu będzie upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni – w tym przypadku czternastu.

 art. 57§4

Jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.

W praktyce może się okazać, że adresat wniosku będzie miał w rzeczywistości więcej niż 14 dni na udzielenie informacji. Jak się bowiem okazuje, jeżeli ostatni dzień terminu wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy (niedzielę lub święto, a od tego roku takim dniem jest również Wigilia Bożego Narodzenia[3]), wtedy ostatnim dniem na udostępnienie informacji będzie pierwszy, następujący po tej dacie, dzień niebędący sobotą lub dniem ustawowo wolnym od pracy.

Odmiennie liczony natomiast będzie 2-miesięczny termin na udzielenie informacji, z którego adresat wniosku może skorzystać w przypadku, gdy nie jest możliwe udostępnienie informacji w terminie 14-dniowym. W tym zakresie zastosowanie znajdzie art. 57 § 3 i 4 K.p.a.:

art. 57§ 3

Terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca.

Jeżeli zatem wniosek zostanie złożony na przykład 1 grudnia, ostatnim możliwym dniem, który adresat wniosku będzie mógł wyznaczyć na udzielenie informacji będzie 1 lutego. Natomiast w reakcji na wniosek wniesiony 31 grudnia, jego adresat będzie zobowiązany do udostępnienia informacji najpóźniej 28/29 lutego (uwzględniając oczywiście przestępność roku). Wszystko to, zakładając, że dzień ten nie wypadnie w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, w przeciwnym wypadku udostępnienie informacji będzie możliwe również w pierwszym, następującym po tej dacie, dniu niebędącym sobotą lub dniem wolnym od pracy – tutaj także znajdzie zastosowanie art. 57 § 4 K.p.a.

Kiedy termin na udostępnienie informacji publicznej zaczyna swój bieg?

Postępowanie w sprawie udzielenia informacji publicznej inicjowane jest wnioskiem, dlatego rozpoczęcie biegu terminu jej udostępnienia następuje wraz z wpłynięciem wniosku.

W przypadku modyfikacji wniosku w odniesieniu do żądanych informacji, termin ten powinien być liczony od daty złożenia wniosku zmodyfikowanego. Podobnie wygląda to w przypadku wezwania do doprecyzowania wniosku – termin zacznie wtedy biec dopiero od dnia otrzymania uzupełnionego wniosku.

Natomiast w przypadku wystąpienia kosztów związanych ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, 14-dniowy termin na udostępnienie informacji liczony będzie od momentu doręczenia powiadomienia o wysokości opłaty (art. 15 ust. 2 u.d.i.p.).

Dzień przesłania wniosku nie zawsze będzie jednak tożsamy z datą jego wpływu w rozumieniu przepisów instrukcji kancelaryjnej, przez co ustawowy termin może rozpocząć swój bieg nieco później[4]. Postępowanie w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej jest odformalizowane, co przekłada się na daleką swobodę wnioskodawcy w wyborze formy, z której pragnie skorzystać. Dopuszczalne staje się przez to składanie wniosków chociażby za pośrednictwem poczty elektronicznej lub mediów społecznościowych. W takiej sytuacji wysłanie wniosku możliwe jest o każdej porze i może się zdarzyć, że wniosek dotrze do adresata w dniu wolnym od pracy, a faktyczne zapoznanie się z nim możliwe będzie dopiero w najbliższym dniu roboczym (a nie zawsze musi być to dzień następujący po dniu przesłania takiego wniosku). Należy zatem przyjąć, że datą wpływu będzie pierwszy dzień, w którym adresat miał rzeczywistą możliwość odczytania wniosku, dzięki czemu skorzystanie przez niego z przewidzianego przez ustawę terminu stanie się realne.

Dodatkowo, jeżeli pismo wpłynie, co prawda w dniu powszednim, ale po godzinach urzędowania, datą jego wpływu również będzie dopiero pierwszy, następujący po tym dniu, dzień funkcjonowania urzędu. Takie stanowisko zajął m.in. Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu:

Sąd podziela argumentację organu, który w odpowiedzi na skargę zwracał uwagę na to, że wniosek strony o udostępnienie informacji publicznej wpłynął do organu w dniu 19 kwietnia 2024 r. w godzinach późno popołudniowych, tj. po godzinach pracy Urzędu, który to fakt należy uwzględnić przy obliczaniu biegu terminu jaki obowiązywał organ przy załatwienia tegoż wniosku. Mając na uwadze, że dzień 19 kwietnia 2024 r. przypadał w piątek, rozpoczęcie biegu 14-dniowego terminu do udzielenia informacji publicznej należało przyjąć na dzień 22 kwietnia 2024 r. (poniedziałek). Liczony od tej daty 14-dniowy termin na udostępnienie informacji publicznej mijał w dniu 6 maja 2024 r. (poniedziałek).

Jeśli masz wątpliwości, czy w Twojej sprawie upłynął już termin i czy masz już prawo złożyć skargę na bezczynność, to napisz do naszej poradni prawnej pod adresem porady.siecobywatelska.pl.

[1] M. Wilbrandt-Gotowicz [w:] Ustawa o dostępie do informacji publicznej. Komentarz, red. A. Piskorz-Ryń, M. Sakowska-Baryła, LEX/el. 2025, art. 13

Odmiennie: R. Cybulska Wątpliwości wokół terminu odpowiedzi na wniosek w zakresie informacji publicznej, ST 2019, nr 7-8. Zdaniem autorki nie ma podstaw do twierdzenia, że termin na udzielenie informacji biegnie od dnia następnego po dniu, w którym wpłynął wniosek.

[2] Wyrok WSA we Wrocławiu z 9 marca 2018 r., sygn. akt IV SAB/Wr 1/18

[3] Przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nie definiują pojęcia “dnia ustawowo wolnego od pracy”, w tym miejscu zastosowanie będzie miała ustawa z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy.

[4] Odmiennie: P. M. Sitniewski, Rozdział 1 ZAKRES PODMIOTOWY PRAWA DO INFORMACJI PUBLICZNEJ [w:] Dostęp do informacji publicznej. Pytania i odpowiedzi. Wzory pism, Warszawa 2020, s. 107. Zdaniem autora dla rozpoczęcia biegu terminu na udzielenie informacji publicznej nie ma znaczenia, czy dzień, w którym wpłynął wniosek jest sobotą lub dniem ustawowo wolnym od pracy.