Radny, który chce skutecznie kontrolować działania władz gminy, musi mieć dostęp do informacji i dokumentów. Ustawa daje mu w tym celu kilka narzędzi. Może korzystać ze szczególnych uprawnień związanych z wykonywaniem mandatu, składać interpelacje i zapytania, a także – jak każda inna osoba – występować z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej.

Tryby te mogą dotyczyć podobnych spraw, ale nie są tym samym. Różnią się zakresem, sposobem postępowania oraz możliwościami działania w przypadku, gdy urząd nie odpowie.

Trzy sposoby uzyskiwania informacji

Radny gminy czy miasta może korzystać z trzech podstawowych narzędzi:

1. uprawnień informacyjno-kontrolnych wynikających z art. 24 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym;
2. interpelacji i zapytań składanych na podstawie art. 24 ust. 3–7 tej ustawy;
3. wniosku o udostępnienie informacji publicznej składanego na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Wybór żądania ma znaczenie. Inaczej należy sformułować interpelację, inaczej wniosek o informację publiczną, a jeszcze inny charakter ma żądanie umożliwienia radnemu wglądu w działalność urzędu.

Jeżeli radny wyraźnie wskazuje, że składa wniosek o udostępnienie informacji publicznej, urząd nie powinien traktować go jak interpelacji tylko dlatego, że wnioskodawca sprawuje mandat radnego.

Szczególne uprawnienia kontrolne radnego

Zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym radny, wykonując mandat, ma prawo do: uzyskiwania informacji i materiałów, wstępu do pomieszczeń, w których znajdują się informacje i materiały, wglądu w działalność urzędu gminy, wglądu w działalność gminnych jednostek organizacyjnych, gminnych osób prawnych oraz spółek z udziałem gminy.

Uprawnienia te należy wykonywać z poszanowaniem dóbr osobistych innych osób i przepisów o tajemnicach prawnie chronionych. Oznacza to, że mandat radnego nie daje automatycznie dostępu do informacji niejawnych, tajemnicy przedsiębiorcy, danych objętych prywatnością ani innych informacji chronionych ustawowo.

Prawo do informacji wynika z samej istoty mandatu. Bez wiedzy o organizacji, finansach i działaniach gminy radny nie mógłby rzetelnie oceniać pracy wójta, przygotowywać projektów uchwał, pracować w komisjach ani podejmować świadomych decyzji podczas głosowań.

Uprawnienia z art. 24 ust. 2 powinny jednak pozostawać w związku z wykonywaniem mandatu. Nie chodzi o dostęp do dowolnych informacji w dowolnym celu, lecz o informacje potrzebne do realizowania zadań i kompetencji rady gminy. Dlatego w przypadku wątpliwości warto krótko wskazać, z jakim zadaniem rady, komisji lub radnego wiąże się żądanie.

Czy radny musi zapowiadać wizytę w urzędzie?

Ustawa o samorządzie gminnym nie nakłada na radnego ogólnego obowiązku wcześniejszego umawiania wizyty ani składania odrębnego pisemnego wniosku przed skorzystaniem z prawa wstępu do pomieszczeń lub wglądu w działalność urzędu.

Nie oznacza to jednak nieograniczonego prawa do swobodnego poruszania się po wszystkich pomieszczeniach, przerywania pracy urzędników czy samodzielnego przeglądania dowolnych akt. Realizacja uprawnienia musi uwzględniać organizację pracy urzędu, bezpieczeństwo dokumentów, ochronę danych oraz prawa innych osób.

Urząd może uzgodnić z radnym praktyczny sposób udostępnienia dokumentów lub zorganizowania wglądu. Niedopuszczalne jest jednak pozbawienie radnego ustawowego uprawnienia albo uzależnienie jego realizacji od dodatkowych warunków wprowadzonych wewnętrznym regulaminem, zarządzeniem wójta czy formularzem.

Interpelacje i zapytania

Radny może również kierować do wójta interpelacje i zapytania w sprawach dotyczących gminy.

Interpelacja dotyczy spraw o istotnym znaczeniu dla gminy. Powinna przedstawiać stan faktyczny oraz zawierać wynikające z niego pytania.

Zapytanie służy natomiast uzyskaniu informacji o konkretnym stanie faktycznym albo zwróceniu uwagi na aktualny problem gminy.

Interpelacje i zapytania składa się pisemnie do przewodniczącego rady, który przekazuje je wójtowi. Odpowiedź powinna zostać udzielona na piśmie w ciągu 14 dni. Zarówno treść wystąpienia radnego, jak i odpowiedź mają zostać niezwłocznie opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej gminy.

Interpelacja lub zapytanie mogą być właściwym narzędziem, gdy radny oczekuje nie tylko przekazania dokumentu, lecz także wyjaśnienia stanowiska wójta, przedstawienia przyczyn podjętej decyzji, oceny problemu albo informacji o planowanych działaniach.

Brak odpowiedzi na interpelację trudno zaskarżyć

Istotną różnicą między interpelacją a wnioskiem o informację publiczną jest możliwość dochodzenia odpowiedzi przed sądem.

Wójt ma ustawowy obowiązek odpowiedzieć na interpelację lub zapytanie. Sądy administracyjne wskazują jednak, że tryb i wynik rozpatrywania takich wystąpień nie podlegają ich kontroli. Oznacza to, że na brak odpowiedzi na interpelację co do zasady nie przysługuje skarga na bezczynność do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Takie stanowisko zajął między innymi WSA w Gorzowie Wielkopolskim w wyroku z 19 sierpnia 2020 r.(II SAB/Go 186/20).

W przypadku wniosku złożonego na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej sytuacja jest inna. Bezczynność podmiotu zobowiązanego może zostać zaskarżona do sądu administracyjnego. Ustawa przewiduje również wydanie decyzji administracyjnej, gdy organ odmawia udostępnienia informacji ze względu na ustawowe ograniczenie jawności.

Dlatego przed wysłaniem pisma warto zastanowić się, czy ważniejsze jest uzyskanie stanowiska i wyjaśnień wójta, czy otrzymanie konkretnych informacji lub dokumentów w procedurze objętej kontrolą sądu.

Radny może korzystać z prawa do informacji publicznej

Prawo dostępu do informacji publicznej przysługuje każdemu. Dotyczy to również radnych – sprawowanie mandatu nie pozbawia ich prawa do korzystania z ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Można powiedzieć, że w pewnych wypadkach radnym może być nawet łatwiej uzyskać pewne informacje – chodzi konkretnie o informację przetworzoną.

Jeżeli przygotowanie odpowiedzi wymaga jedynie odnalezienia i przekazania posiadanych dokumentów, mamy zazwyczaj do czynienia z informacją prostą. Wnioskodawca nie musi wykazywać, dlaczego jej potrzebuje.

Inaczej może być, gdy realizacja wniosku wymaga stworzenia nowego zestawienia, przeanalizowania dużej liczby dokumentów lub wykonania złożonych obliczeń. Organ może wówczas uznać, że chodzi o informację przetworzoną, której uzyskanie wymaga wykazania szczególnie istotnego interesu publicznego.

Sam fakt sprawowania mandatu radnego nie zwalnia z tego obowiązku. O tym, czy spełniona jest przesłanka szczególnej istotności dla interesu publicznego, rozstrzyga podmiot zobowiązany, który powinien uwzględnić fakt, że wnioskodawca jest radnym, jeśli ma na ten temat wiedzę.

NSA wskazał, że zapewnienie radnym dostępu do informacji przetworzonej potrzebnej do wykonywania mandatu może być szczególnie istotne dla interesu publicznego – wyrok z 11 czerwca 2024 r., (III OSK 2484/22).

Który tryb wybrać?

Gdy radny chce otrzymać konkretny dokument lub istniejącą informację i zależy mu na możliwości zaskarżenia bezczynności, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wyraźne złożenie wniosku na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Gdy oczekuje stanowiska wójta, wyjaśnienia przyczyn określonych działań albo odpowiedzi dotyczącej aktualnego problemu gminy, odpowiednim narzędziem może być interpelacja lub zapytanie.

Jeżeli natomiast chce bezpośrednio zapoznać się z działalnością urzędu, materiałami lub funkcjonowaniem gminnej jednostki, może powołać się na szczególne uprawnienia kontrolne z art. 24 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.

Radny może korzystać z tych narzędzi równolegle. Ważne jednak, aby w każdym piśmie jasno wskazywał, w jakim trybie działa i czego konkretnie oczekuje. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której urząd dowolnie zmienia charakter wystąpienia, a radny traci możliwość skutecznego dochodzenia odpowiedzi.

*tekst powstał na podstawie porady z poradni prawnej watchdoga.