Informacja przetworzona a dokumenty księgowe i systemy księgowe

W nieprawomocnym* wyroku WSA w Krakowie z 4 sierpnia 2020 r. o sygn. akt II SA/Kr 426/20 Sąd kontrolował sprawę, w której jedno z samorządowych kolegiów odwoławczych (SKO) odpowiedziało zbiorczo na kilka wniosków o udostępnienie informacji tej samej osoby, dotyczących m.in. byłej prezes SKO.

W odpowiedzi stwierdzono, że żądane informacje stanowiły informację przetworzoną, ale Sąd nie podzielił stanowiska podmiotu. Co ciekawe, Sąd wyjaśnił w wyroku, że nawet sięgnięcie do kilkudziesięciu segregatorów, w celu przygotowania wnioskowanej informacji, nie musi świadczyć o konieczności jej przetworzenia. Dokumenty księgowe muszą być przecież posegregowane, a dodatkowo SKO nie wykazało, że nie korzysta z elektronicznych systemów księgowych, z których łatwiej byłoby wydobyć żądane informacje:

W ocenie Sądu, analiza przedmiotowych wniosków o udostępnienie informacji publicznej, przeprowadzona z uwzględnieniem argumentacji organu zawartej w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji oraz w odpowiedzi na skargę – nie daje podstaw do zakwalifikowania odnośnych informacji jako informacji przetworzonych, nawet przy przyjęciu przedstawionego wyżej szerokiego ich rozumienia. Większość z pytań zawartych we wnioskach dotyczy konkretnych dokumentów lub kwestii (np. modernizacji i aktualizacji strony internetowej w określonym czasie, określonego numeru kwartalnika, dokumentacji kontroli zarządczej, liczby spraw w określonym okresie czy też liczby spraw nie załatwionych w terminie). Niektóre pytania wprawdzie dotyczą szerszego przedziału czasowego (10 lat), ale zarazem są one zrelatywizowane tylko do czynności z udziałem określonej osoby – byłej Prezes Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Krakowie. Wydaje się, że organ powinien mieć choćby przybliżoną wiedzę co do czasu, w którym przedmiotowe czynności mogły być dokonywane, co eliminowałoby potrzebę przeszukiwania całej dokumentacji księgowej – ale nawet gdyby przyjąć, że rzeczywiście konieczne było dokonanie przeglądu aż 40 segregatorów, to procesu tego nie można by uznać za „przetwarzanie” informacji – tym bardziej, że segregatory z dokumentacją księgową muszą być uporządkowane i opisane w sposób umożliwiający łatwe zidentyfikowanie ich zawartości. Poza tym „obecnie księgowość w zasadzie w całości prowadzona jest z wykorzystaniem specjalistycznego oprogramowania, zatem nie w każdym wypadku udzielenie informacji publicznej musi wiązać się z koniecznością poszukiwania fizycznie dokumentów” (zob. wyrok NSA z dnia 14 lipca 2020 r., I OSK 2820/19, CBOSA).

*UWAGA! Nieprawomocny wyrok oznacza, że jedna ze stron zaskarżyła go, tj. wniosła skargę kasacyjną do NSA, a na dzień zamieszczenia tego artykułu nie opublikowano jeszcze ostatecznego wyroku.