Czy organ ma obowiązek udostępnić informację, której nie wytworzył, ale którą posiada?

Urząd w odpowiedzi na wniosek informuje: „nie wytworzyliśmy tego dokumentu”. Brzmi jak argument, ale nim nie jest. Ustawa wiąże obowiązek udostępnienia z posiadaniem informacji, nie z jej autorstwem, a najnowsze orzecznictwo idzie jeszcze dalej i za posiadanie uznaje także dostęp do zasobu, którego organ fizycznie u siebie nie trzyma.

Najpierw trzeba odróżnić informację wytworzoną przez organ od informacji, która znajduje się w jego posiadaniu. Ustawa o dostępie do informacji publicznej nie definiuje informacji wytworzonej, choć kilkakrotnie odwołuje się do samej czynności wytworzenia (m.in. art. 8 ust. 6 pkt 2 i 4 u.d.i.p.). Traktuje ją więc jako istotny element obowiązków, które nakłada. Przez informację wytworzoną przez organ należy rozumieć informacje stworzone przez niego samodzielnie: decyzje wydane w jego imieniu, opinie sporządzone przez pracowników oraz inne materiały przygotowane przez ten organ od podstaw.

Organ może jednak posiadać także dokumenty, których sam nie wytworzył — przekazane mu przez inną instytucję albo przez osobę fizyczną. Dla obowiązku udostępnienia rozstrzygające jest właśnie posiadanie informacji, co wynika wprost z art. 4 ust. 3 u.d.i.p.: „Obowiązane do udostępnienia informacji publicznej są podmioty, o których mowa w ust. 1 i 2, będące w posiadaniu takich informacji”. Potwierdza to orzecznictwo:

Organ jest zobowiązany do udostępnienia informacji istniejącej i znajdującej się w posiadaniu podmiotu zobowiązanego do jej udzielenia.

– Wyrok NSA z 30.09.2015 r., I OSK 2093/14 

Posiadanie informacji nie wiąże się zatem, co do zasady, z koniecznością jej samodzielnego wytworzenia (M. Jabłoński, K. Wygoda [w:] Ustawa o dostępie do informacji publicznej. Komentarz, red. A. Piskorz-Ryń, M. Sakowska-Baryła, Gdańsk 2025, art. 4). Obowiązek udostępnienia obciąża każdy podmiot publiczny, który daną informację ma — niezależnie od tego, czy wytworzył ją sam, czy otrzymał od kogoś innego w związku z realizacją swoich zadań.

Jeżeli więc inny podmiot publiczny albo osoba fizyczna przekazali organowi określoną informację (na przykład dane statystyczne) organ, który nią dysponuje, powinien ją udostępnić.

Pytanie o autorstwo jest przy tym wtórne wobec pytania o treść: rozstrzyga to, czy żądana informacja dotyczy spraw publicznych, a więc czy w ogóle kwalifikuje się jako informacja publiczna.

Aktualne orzecznictwo rozszerza samo rozumienie posiadania. Informacja znajduje się w dyspozycji podmiotu zobowiązanego nie tylko wtedy, gdy dysponuje nią bezpośrednio i faktycznie, lecz także wtedy, gdy ma do niej dostęp przy wykorzystaniu własnych zasobów, również za pośrednictwem zewnętrznych systemów informacyjnych (wyrok NSA z 9 kwietnia 2026 r., sygn. akt III OSK 1900/25).