GIODO o formularzu wniosku o udostępnienie informacji publicznej

GIODO stwierdził, iż formularz wniosku o udostępnienie informacji publicznej, który wymaga podawania danych osobowych, narusza przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.

Sprawa dotyczyła formularzu przygotowanego i udostępnionego przez Zarząd Dróg Wojewódzkich w Zielonej Górze. Obywatel zgłosił do GIODO sytuację, w której, w celu złożenia wniosku, został poinformowany o konieczności złożenia zapytania na odpowiednim formularzu. W wyniku prowadzonego postępowania GIODO, w piśmie DOLIS-440-572/46887 z dnia 15 grudnia 2009 r. wyraził następujące stanowisko:

(…) Zwracam się do Pani Dyrektor o podjęcie działań w celu dostosowania treści stosowanego przez Zarząd Dróg Wojewódzkich w Zielonej Górze z siedzibą przy al. Niepodległości 32 wzorca formularza „Wniosku o udostępnienia informacji publicznej”,  do wymogów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Po analizie treści wzorca formularza „Wniosku o udostępnienia informacji publicznej” stosowanego przez Zarząd Dróg Wojewódzkich w Zielonej Górze z siedzibą przy al. Niepodległości 32, zwanym dalej ZDW, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych powziął wątpliwość co do zgodności przetwarzania danych osobowych pozyskiwanych za jego pomocą z wymogami ustawy z dnia 29  sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), zwanej dalej także ustawą. ZDW pozyskuje bowiem od wnioskodawców, będącymi osobami fizycznymi, dane osobowe w zakresie ich imienia i nazwiska, adresu zamieszkania, numeru telefonu/faxu oraz adresu poczty elektronicznej, a ich podanie, jak wynika z treści formularza, jest niezbędne  do rozpatrzenia przedmiotowego wniosku.

W toku przeprowadzonego w niniejszej sprawie postępowania administracyjnego ZDW wyjaśniło, iż cyt.: „udostępnienie informacji publicznej może u nas nastąpić po uprzednim wypełnieniu wniosku na przygotowanym wyłącznie w formie propozycji formularzu, napisaniu wniosku bez użycia formularza czy też np. wniosku mailowym bądź ustnym”. Wskazano nadto, iż „dane składane przez wnioskodawcę są dobrowolne i służą wyłącznie do kontaktu z nim nie podlegają dalszemu przetwarzaniu ani udostępnianiu”. Zauważyć jednak należy, iż taka konstrukcja formularza oraz treść zawartej w nim klauzuli informacyjnej, która wskazuje, iż cyt.: „w celu umożliwienia realizacji niniejszego wniosku wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z ustawą „o ochronie danych osobowych” z dnia 29 sierpnia 1997 r.(Dz.U. Nr 101, poz. 926)” oraz treści zastrzeżenia „Druk należy wypełnić literami drukowanymi. Wniosek wypełniony niepoprawnie, nieczytelnie pozostanie bez rozpoznania” wprowadzają wnioskodawców w błąd co do konieczności podania wszystkich żądanych kategorii danych osobowych.

O udostępnieniu informacji publicznej stanowi ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 ze zm.). Z art. 2 ust. 1 tej ustawy wynika ogólne prawo dostępu obywateli do informacji publicznej. Zgodnie bowiem z jego treścią, na zasadach i w trybie określonym w przepisach ustawy, każdemu przysługuje prawo dostępu do informacji publicznej. W myśl art. 3 ust. 1 powołanej ustawy, prawo to obejmuje uprawnienia do uzyskania informacji publicznej, w tym uzyskania informacji przetworzonej w takim zakresie jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego (pkt 1). Wglądu do dokumentów urzędowych (pkt 2), dostępu do posiedzeń kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów (pkt 3). Podkreślić jednocześnie należy, iż wskazana powyżej ustawa nie przewiduje formy jaką wnioskodawca miałby zastosować w celu realizacji przysługującego mu prawa dostępu do informacji publicznej, z czego wynika, iż przedmiotowy wniosek może być złożony w jakiejkolwiek sposób np. pisemnie, drogą elektroniczną czy ustnie. Wobec powyższego stwierdzić należy, że pozyskiwanie danych osobowych w celu realizacji wniosku o udostępnienie informacji publicznej może odbyć się wyłącznie za zgodą osoby zainteresowanej, gdyż to ona decyduje o sposobie w jakim chciałaby zrealizować swoje prawo dostępu do informacji publicznej.

Powyższy pogląd znajduje potwierdzenie w doktrynie, która stoi na stanowisku, iż (…) wprawdzie podmioty zobowiązane do udostępnienia informacji publicznej mogą na użytek trybu udzielania tej informacji opracować we własnym zakresie wzór wniosku ułatwiający wnioskodawcom sprecyzowanie żądania w tym zakresie, ale w żadnym wypadku nie mogą uzależniać skuteczności złożenia takiego wniosku od wniesienia go na właściwym (opracowanym przez siebie) druku. Z ustawy nie wynika obowiązek ujawniania danych osobowych przez osobę zwracającą się z wnioskiem o udostępnienie informacji publiczne. Wystarczy podanie adresu do korespondencji lub sposobu kontaktu (skrytka pocztowa, poczta e-mail). Oznacza to, że podmiot zobowiązany do jej udzielania nie ma uprawnień  do żądania tych danych (…). Konkludując, wniosek pisemny w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej powinien być sformułowany w taki sposób, aby udzielenie żądanej informacji było możliwe poprzez przesłanie jej na wskazany adres, względnie, aby możliwe było wydanie i doręczenie decyzji administracyjnej w przypadku odmowy udostępnienia informacji publicznej” (M. Rozbicka-Ostrowska, I. Kamińska, Ustawa o dostępie do informacji publicznej. Komentarz, Warszawa 2008, Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis, wydanie 1). (…).
Dlatego na wyróżnienie zasługuje elektroniczny formularz, jaki znajduje się na stronie Najwyższej Izby Kontroli: https://www.nik.gov.pl/kontakt/informacja-publiczna/. Z opisu wynika, iż dla NIK ważne jest wskazanie, jakie informacje mają być udostępnione i jak mają być przesłane. Pozostałe dane nie są wymagane.