Niedotrzymywanie terminu w sprawach o udostępnienie informacji publicznej czy w postępowaniu administracyjnym może spowodować m.in. brak możliwości rozpatrzenia odwołania. Dlatego tak ważne jest dokładne ustalenie daty doręczenia dokumentów.
Rzekome uchybienie terminu na złożenie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy
W ramach prowadzonego przez Watchdog Polska poradnictwa udzielaliśmy wsparcia osobie, która domagała się udostępnienia informacji publicznej od rektora jednej z uczelni publicznych. Organ odmówił wnioskodawcy udostępnienia objętych wnioskiem informacji, co skutkowało złożeniem wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. W ocenie Rektora wniosek został złożony za późno, ponieważ decyzję doręczono wnioskodawcy 19 grudnia 2024 r., co rzekomo miało wynikać ze zwrotnego potwierdzenie odbioru. Zatem ostatnim dniem na zawnioskowanie o ponowne rozpatrzenie sprawy był 2 stycznia, a tymczasem taki wniosek złożono 3 stycznia.
Wnioskodawca nie zgodził się z zapadłym rozstrzygnięciem. Był bowiem przekonany, że decyzję doręczono mu 20 grudnia 2024 r. i zmieścił się w terminie ze swoim wnioskiem, o ponowne rozpatrzenie sprawy.
Niedające się wyjaśnić rozbieżności w aktach sprawy
Analiza akt omawianej sprawy nie pozwalała jednoznacznie ustalić, kiedy dokładnie doręczono sporną decyzję. Zwrotne potwierdzenie odbioru zawierało wprawdzie datę 19 grudnia 2024 r., jednak nie była ona wpisana samodzielnie przez wnioskodawcę kwitującego odbiór, lecz stanowiła pieczątkę z datownika. Stempel pocztowy z kolei był niewyraźny i nie pozwalał odczytać daty. Informacje zawarte na stronie internetowej Poczty Polskiej w systemie e-monitoringu potwierdzały wersję wnioskodawcy o doręczeniu decyzji 20 grudnia 2024 r.
Wnioskodawca z naszą pomoc zdecydował się zadziałać dwutorowo. Po pierwsze wniósł do sądu administracyjnego skargę na postanowienie rektora stwierdzające uchybienie terminu na wniesienie odwołania. Po drugie zaś złożył do Poczty Polskiej reklamację w związku z nieprawidłowym oznaczeniem daty doręczenia przesyłki na zwrotnym potwierdzeniu odbioru.
Dowody uzupełniające z dokumentów
Poczta Polska uwzględniła złożoną reklamację i potwierdziła, że do faktycznego doręczenia decyzji doszło 20 grudnia 2024 r., a nie, jak twierdził organ, dzień wcześniej. Wnioskodawca w toku postępowania złożył zatem do sądu wnioski o dopuszczenie i przeprowadzenie dowodów uzupełniających z dokumentów: pisma uzyskanego z Poczty Polskiej, koperty, w której doręczono decyzję oraz wydruku z systemu e-monitoringu przesyłek, w sprawie ustalenia numeru przesyłki oraz prawidłowej daty doręczenia decyzji administracyjnej.
Wnioskodawca wskazał, że na podstawie art. 106 § 3 ustawy — Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi — sąd jest uprawniony do przeprowadzenia dowodu uzupełniającego z dokumentu, jeżeli jest to niezbędne do wyjaśnienia istotnych wątpliwości i nie spowoduje nadmiernego przedłużenia postępowania (zob. chociażby wyrok NSA z 16.12.2011 r., I FSK 296/11). Wskazał, że obie przesłanki w jego sprawie są spełnione, gdyż ustalenie prawidłowej daty doręczenia decyzji ma fundamentalne znaczenie dla uwzględnienia lub oddalenia skargi na postanowienie rektora, zaś same dokumenty dołączone są bezpośrednio do akt sprawy i zapoznanie się z nimi przez skład orzekający nie wpłynie na czas procedowania. Zaznaczył też, że w świetle orzecznictwa Naczelnego Sądu Administracyjnego nieprzeprowadzenie dowodu niezwykle istotnego jest uchybieniem mogącym prowadzić do uchylania wyroku I instancji (tak np.: wyrok NSA z 17.02.2023 r., II GSK 1356/19, wyrok NSA z 9.02.2023 r., II GSK 1133/22).
Rektor domagał się nieuwzględnienia złożonych wniosków dowodowych. Twierdził mianowicie, że sąd nie może oprzeć rozstrzygnięcia o dokumenty powstałe po wydaniu zaskarżonego postanowienia.
WSA: dokumenty okazały się niezbędne do wyjaśnienia istotnych wątpliwości
Wyrokiem z 2 lipca 2025 r., sygn. II SA/Wa 358/25 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uwzględnił skargę i uchylił zaskarżone postanowienie. Sąd wyjaśnił, że prawidłowo wypełniony pocztowy dowód doręczenia stanowi dokument urzędowy, więc jest dowodem tego, co zostało w nim stwierdzone. Dodał jednak, że nie wyklucza to możliwości obalenia takiego dowodu.
Skład orzekający podzielił wątpliwości podniesione przez wnioskodawcę, zauważając rozbieżności w aktach i wskazując, że wyłącznie „prawidłowe, oparte na dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego, mając na względzie słuszny interes strony, ustalenie terminu doręczenia zaskarżonego rozstrzygnięcia, umożliwia ocenę tego, czy środek zaskarżenia został złożony w ustawowym terminie, czy uchybiono temu terminowi”. Sąd uznał, że w omawianej sprawie dokumenty przywołane przez wnioskodawcę „okazały się niezbędne do wyjaśnienia istotnych wątpliwości” i wystarczyły do obalenia mocy dowodowej pocztowego zwrotnego potwierdzenia odbioru. Doprowadziło to do uchylenia zaskarżonego postanowienia, gdyż rektor nieprawidłowo obliczył ostatni dzień terminu na wniesienie środka odwoławczego.
Podsumowanie
Każdorazowo otrzymując decyzję, postanowienie lub jakiekolwiek inne pismo, z którym wiąże się określony termin, należy pamiętać, aby czynność procesową dokonać przed upływem tego terminu. W celu uniknięcia powstania wątpliwości co do faktycznej daty, od której termin powinien rozpoczynać swój bieg, warto przy poświadczaniu odbioru przesyłki pocztowej wpisać także odręcznie datę doręczenia.
Jeśli organ administracji postanowieniem stwierdzi uchybienie terminu, co do którego ma się pewność jego dochowania, postanowienie takie można zaskarżyć. Kluczowe będzie jednak przywołanie dowodów uzupełniających, które pozwolą obalić błędny dowód doręczenia w aktach sprawy.
Co szczególnie istotne, sam tylko wydruk z systemu e-monitoringu przesyłek może być niewystarczający do obalenia mocy dowodowej zwrotnego potwierdzenia odbioru. Jak wskazuje Naczelny Sąd Administracyjny, informacja z portalu internetowego umożliwiającego śledzenie przesyłek nie może być porównywalna z dokumentem urzędowym i ma charakter jedynie poglądowy (zob. m.in. postanowienie NSA z 23.04.2024 r., II GZ 150/24, LEX nr 3710945). W omawianej sprawie przesądzająca okazała się uwzględniona przez Pocztę Polską reklamacja analizowana łącznie z wydrukiem z systemu e-monitoringu, numerem przesyłki zawartym na kopercie i niewyraźnym stemplem pocztowym na zwrotnym potwierdzeniu odbioru.
Komentarze 0
Dodaj komentarz